Wie Automatisierung Unternehmen in Zeiten von Fachkräftemangel hilft

Version 1.1 — Letzte Aktualisierung: April 2026

Fachkräftemangel bezeichnet die Situation, in der Unternehmen offene Stellen über längere Zeit nicht mit qualifizierten Bewerbern besetzen können. Laut dem DIHK-Fachkräftereport (2024) sehen 56 % aller deutschen Unternehmen den Fachkräftemangel als grösstes Geschäftsrisiko — bei KMU liegt der Wert sogar bei 62 %.

Der Fachkräftemangel ist für viele kleine und mittlere Unternehmen keine abstrakte Statistik. Er ist Alltag. Offene Stellen bleiben monatelang unbesetzt. Vorhandene Mitarbeitende übernehmen zusätzliche Aufgaben. Die Arbeitsbelastung steigt, die Qualität leidet, und irgendwann beginnt ein Teufelskreis, weil Überlastung zu Fluktuation führt.

Automatisierung löst den Fachkräftemangel nicht. Aber sie verschafft Unternehmen den Spielraum, den sie dringend brauchen.

Was ist das Kernproblem beim Fachkräftemangel in KMU?

In den meisten KMU ist das Problem nicht, dass zu wenig gearbeitet wird. Das Problem ist, dass ein erheblicher Teil der Arbeitszeit in Tätigkeiten fliesst, die keine menschliche Expertise erfordern. Daten übertragen, Termine koordinieren, Standardanfragen beantworten, Berichte zusammenstellen.

Eine McKinsey-Studie (2023) zeigt, dass in administrativen Funktionen bis zu 45 % der Tätigkeiten automatisierbar sind. Wenn diese Aufgaben automatisiert werden, wird Kapazität frei. Nicht theoretisch, sondern ganz konkret: Stunden pro Woche, die für Kundenkontakt, Problemlösung und Qualitätssicherung genutzt werden können.

Welche drei Strategien helfen gegen den Fachkräftemangel durch Automatisierung?

Strategie 1: Vorhandene Kapazität besser nutzen

Der schnellste Effekt entsteht, wenn bestehende Mitarbeitende von Routineaufgaben befreit werden. Angenommen, jeder Mitarbeitende gewinnt durch Automatisierung eine Stunde pro Tag. In einem Team von zehn Personen sind das 50 zusätzliche Produktivstunden pro Woche, ohne eine einzige Neueinstellung.

Diese gewonnene Zeit kann gezielt eingesetzt werden: für Aufgaben, die bisher liegen geblieben sind, für bessere Kundenbetreuung oder für Projekte, die mangels Kapazität verschoben wurden. Laut Forrester (2024) berichten Unternehmen, die Workflow-Automatisierung einsetzen, von einer durchschnittlichen Produktivitätssteigerung von 20—25 % pro Mitarbeitendem.

Strategie 2: Einstiegshürde für neue Mitarbeitende senken

Wenn Prozesse dokumentiert und automatisiert sind, wird die Einarbeitung neuer Mitarbeitender deutlich einfacher. Statt wochen- oder monatelang das implizite Wissen von Kollegen aufzusaugen, können neue Teammitglieder schneller produktiv werden.

Automatisierte Workflows sind gleichzeitig eine Form der Prozessdokumentation. Sie zeigen exakt, wie ein Ablauf funktioniert, welche Schritte in welcher Reihenfolge nötig sind und welche Ausnahmen es gibt. Laut Deloitte (2024) reduziert strukturierte Prozessautomatisierung die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender um durchschnittlich 30 %.

Strategie 3: Attraktivität als Arbeitgeber steigern

Unternehmen, die moderne Arbeitsweisen bieten, haben es leichter bei der Personalsuche. Niemand bewirbt sich bei einem Unternehmen, um den ganzen Tag Daten von einem System ins andere zu kopieren.

Wer automatisierte Prozesse vorweisen kann, signalisiert Bewerbern: Hier wird intelligent gearbeitet. Hier können Sie sich auf anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren. Hier wird Ihre Zeit wertgeschätzt. Eine Bitkom-Umfrage (2024) bestätigt: 73 % der IT-Fachkräfte bevorzugen Arbeitgeber, die moderne digitale Werkzeuge und automatisierte Prozesse einsetzen.

Welche Prozesse sollten Sie zuerst automatisieren?

Bei Fachkräftemangel ist die Priorisierung besonders wichtig. Automatisieren Sie zuerst die Prozesse, die:

• Am meisten Kapazität binden: Welche Routinetätigkeiten kosten das Team die meiste Zeit? Dort liegt der grösste Hebel.
• Am stärksten von Personalengpässen betroffen sind: Welche Aufgaben bleiben liegen, wenn jemand krank ist oder kündigt?
• Am einfachsten zu automatisieren sind: Prozesse mit klaren Regeln und hohem Volumen sind ideale Startpunkte.

Typische Kandidaten sind Rechnungsverarbeitung, Kundenkommunikation, Datensynchronisation, Berichtswesen und Terminmanagement.

Personalstrategie mit und ohne Automatisierung im Vergleich

Kriterium	Ohne Automatisierung	Mit Automatisierung
Kapazität pro Mitarbeitendem	60—70 % für Kernaufgaben	85—95 % für Kernaufgaben
Durchschnittliche Einarbeitungszeit	3—6 Monate	1—3 Monate
Abhängigkeit von Einzelpersonen	Hoch (Wissen in Köpfen)	Gering (Wissen in Workflows)
Reaktion auf Personalausfall	Aufgaben bleiben liegen	Automatisierte Prozesse laufen weiter
Arbeitgeberattraktivität	Standard	Deutlich höher
Überstundenquote	Steigend bei Personalmangel	Reduziert durch Effizienzgewinn

Wie sieht das in der Praxis aus? Kundensupport mit halber Mannschaft

Ein typisches Szenario aus der Beratungspraxis: Ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitenden kann eine Support-Stelle nicht nachbesetzen. Die verbleibenden Teammitglieder übernehmen die Anfragen, aber die Antwortzeiten steigen und Kunden werden unzufrieden.

Nach Analyse zeigt sich: 60 Prozent der Supportanfragen sind Standardfragen, die sich mit vorbereiteten Antworten erledigen lassen. Statusinformationen, Preisauskünfte, Anleitungen.

Durch automatische Kategorisierung eingehender Anfragen und automatische Beantwortung der Standardfälle sinkt das manuelle Supportvolumen um die Hälfte. Das Team kann sich auf die komplexen Fälle konzentrieren, die tatsächlich menschliche Expertise erfordern. Die Antwortzeiten verbessern sich, obwohl die Stelle nicht nachbesetzt wurde. Gartner (2024) bestätigt diesen Trend: Unternehmen mit automatisiertem First-Level-Support reduzieren das manuelle Ticketvolumen um 40—60 %.

Meiner Erfahrung nach ist Automatisierung gerade für KMU mit Personalengpässen der wirkungsvollste Hebel, den es gibt. Ich sehe regelmässig Teams, die nach der Einführung einfacher Workflows plötzlich wieder Luft haben — für Projekte, die monatelang liegen geblieben sind. Gleichzeitig rate ich immer zur Ehrlichkeit: Automatisierung kann eine fehlende Fachkraft nicht vollständig ersetzen, besonders nicht in Bereichen, die Kreativität oder tiefe Kundenbeziehungen erfordern. Sie ist ein strategischer Baustein, kein Allheilmittel.

Was kann Automatisierung nicht ersetzen?

Automatisierung ersetzt keine Fachkräfte. Sie ersetzt die Aufgaben, die Fachkräfte von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie zeigt, dass Automatisierung und Personalstrategie keine Gegensätze sind, sondern sich ergänzen.

Ein automatisierter Prozess kann Daten prüfen, Routineentscheidungen treffen und Informationen weiterleiten. Er kann nicht kreativ denken, Kundenbeziehungen pflegen oder komplexe Probleme lösen. Genau diese Fähigkeiten werden aber umso wertvoller, je weniger Zeit für Routine aufgewendet werden muss. Laut einer Gallup-Studie (2024) steigt das Employee Engagement um 21 %, wenn Mitarbeitende den Grossteil ihrer Zeit mit Aufgaben verbringen können, die ihren Stärken entsprechen.

Fazit

Der Fachkräftemangel wird nicht über Nacht verschwinden. Unternehmen, die jetzt auf Automatisierung setzen, verschaffen sich einen entscheidenden Vorteil: Sie machen mehr aus der vorhandenen Kapazität, werden attraktiver für neue Talente und reduzieren die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Das ist keine Notlösung, sondern eine strategische Investition.

Häufig gestellte Fragen

Kann Automatisierung den Fachkräftemangel in meinem Unternehmen wirklich ausgleichen? Automatisierung kann den Fachkräftemangel nicht vollständig lösen, aber deutlich abmildern. Indem Routineaufgaben automatisch ablaufen, wird die vorhandene Belegschaft entlastet und kann sich auf die Aufgaben konzentrieren, die tatsächlich Fachkompetenz erfordern. In vielen Fällen entspricht die gewonnene Kapazität einer halben bis ganzen zusätzlichen Stelle.

Welche Unternehmensgrösse profitiert am meisten von Automatisierung bei Personalengpässen? Besonders stark profitieren KMU mit 5 bis 50 Mitarbeitenden, weil dort jede einzelne Person mehrere Rollen gleichzeitig ausfüllt. Wenn auch nur ein Teil der Routineaufgaben automatisiert wird, ist die spürbare Entlastung pro Kopf am grössten.

Wie lange dauert es, bis Automatisierung die Personalengpässe messbar reduziert? Bei gut gewählten Startprojekten sehen Sie erste Ergebnisse innerhalb von zwei bis vier Wochen. Die volle Wirkung entfaltet sich in der Regel nach drei bis sechs Monaten, wenn mehrere Workflows automatisiert und optimiert sind.

Ist Automatisierung nicht zu teuer für kleine Unternehmen? Die Einstiegskosten sind heute deutlich niedriger als viele denken. Tools wie Make, Zapier oder Microsoft Power Automate bieten Tarife ab unter 50 Euro pro Monat. Verglichen mit den Kosten einer unbesetzten Stelle oder dauerhafter Überstunden ist die Investition in der Regel schnell rentabel.

Wie überzeuge ich mein Team, dass Automatisierung keine Bedrohung ist? Kommunizieren Sie offen, dass Automatisierung Routineaufgaben betrifft, nicht Arbeitsplätze. Beziehen Sie das Team in die Auswahl der zu automatisierenden Prozesse ein und beginnen Sie mit den Aufgaben, die als besonders lästig empfunden werden. Wenn die Entlastung spürbar wird, wächst die Akzeptanz von selbst.

Brauche ich technisches Know-how, um Automatisierung gegen Fachkräftemangel einzusetzen? Nein. Moderne No-Code- und Low-Code-Plattformen sind so gestaltet, dass auch Nicht-Techniker Workflows erstellen können. Für den Einstieg empfehle ich allerdings eine initiale Beratung, um die richtigen Prozesse zu identifizieren und typische Anfängerfehler zu vermeiden.

Verwandte Artikel: Wie Automatisierung Teams entlastet und Stress reduziert, Automatisierung als Wachstumstreiber: Warum digitalisierte Prozesse sich auszahlen, Automatisierung in Unternehmen: Wo anfangen und was bringt es?