Kunde zahlt nicht: Der Fahrplan mit Tagen, bevor du an Inkasso denkst

Einleitung

Eine Rechnung ist überfällig, dein Kunde meldet sich nicht, und du fragst dich: Kunde zahlt nicht, was tun? Die brauchbare Antwort ist keine Liste mit sieben Schritten, sondern ein Fahrplan mit Tagen und mit einer Grenze, ab der du aufhörst. Deutsche B2B-Rechnungen wurden im ersten Halbjahr 2026 im Schnitt erst nach 40,35 Tagen bezahlt, das sind 32,21 Tage Zahlungsziel plus 8,14 Tage Verzug (Creditreform, Zahlungsindikator Deutschland Sommer 2026).

Bitter ist die Spreizung darunter. Kleine Unternehmen bekommen im Schnitt nur 26,37 Tage Zahlungsziel und überziehen es trotzdem um 10,52 Tage, Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten bekommen 35,51 Tage und überziehen nur um 6,71 Tage (dieselbe Erhebung). Kleine Betriebe werden doppelt benachteiligt. Ein sauberes Forderungsmanagement gleicht das nicht aus, es sorgt aber dafür, dass du nicht zusätzlich Zeit verlierst.

Du bekommst hier den Fahrplan mit konkreten Tagen, eine Schwelle, ab der sich Inkasso rechnet, die Antwort auf die Frage nach dem Einstellen der Arbeit und die Verjährungsuhr, die in fast allen Ratgebern fehlt. Alle Angaben gelten für Deutschland, Stand August 2026.

Was tust du zuerst, wenn ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt?

Du rufst an, innerhalb der ersten drei Tage. Schriftliches kommt später. Es geht um genau eine Frage: Ist die Rechnung angekommen und sachlich in Ordnung? Falsche Adresse, fehlende Bestellnummer, ein stiller Vorbehalt gegen eine Position: Das klärt ein Telefonat in fünf Minuten, während eine Mahnung daraus einen Konflikt macht.

Der folgende Fahrplan ist keine Rechtsvorschrift, sondern eine Reihenfolge, die sich bewährt hat. Wo eine Frist aus dem Gesetz kommt, steht die Fundstelle dabei. Tag 0 ist der Tag, an dem die Rechnung fällig war.

1. Tag 1 bis 3: anrufen. Keine Mail, kein Brief. Frag nach, ob die Rechnung angekommen ist und ob alles passt. Notier das Ergebnis mit Datum.
2. Tag 5: schriftliche Erinnerung mit festem Datum. Ein kalendermäßig bestimmter Termin („zahlbar bis 20.09.2026“) ist der wichtigste Satz im Vorgang, denn dann tritt Verzug ohne weitere Mahnung ein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Welche Stufe hier passt, klärt der Vergleich Zahlungserinnerung oder Mahnung.
3. Tag 14: Mahnung mit Verzugsfolgen. Jetzt nennst du Verzugszinsen und, gegenüber Geschäftskunden, die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB. Setz erneut ein festes Datum.
4. Tag 30: Zwischenentscheidung. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist dein Kunde ohnehin in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Jetzt entscheidest du bewusst: weiterverfolgen oder abschreiben.
5. Tag 45: Weg festlegen. Entweder Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren. Beides gleichzeitig ist teuer und bringt nichts.
6. Tag 60: umsetzen und abschließen. Entweder liegt der Antrag beim Gericht, oder die Forderung ist bewusst abgeschrieben.

Die 30 Tage aus Punkt 4 laufen ab dem späteren der beiden Ereignisse, also ab Fälligkeit oder ab Zugang der Rechnung, nicht ab Rechnungsdatum. Gegenüber Verbrauchern greift die Regel nur, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast.

Wie erkennst du, ob dein Kunde nicht zahlen kann oder nicht zahlen will?

An der Reaktion, nicht am Betrag. Wer nicht zahlen will, antwortet und diskutiert: über eine Position, über die Qualität, über eine Zusage, die angeblich anders war. Wer nicht zahlen kann, wird still, verschiebt Termine und kündigt Teilzahlungen an, die dann nicht kommen.

Der Unterschied entscheidet über den nächsten Schritt. Beim Nicht-Wollen ist die Forderung streitig, und alle schnellen Wege fallen weg, weil ein Widerspruch gegen einen Mahnbescheid keine Begründung braucht. Beim Nicht-Können ist sie unstreitig, aber die Zeit arbeitet gegen dich: Andere Gläubiger haben dasselbe Problem, und wer zuerst einen Titel hat, steht im Zweifel besser da.

• Er antwortet inhaltlich und rügt Mängel: streitiger Fall. Streitpunkt schriftlich eingrenzen, unstrittigen Teilbetrag separat anfordern.
• Er antwortet gar nicht: unstreitiger Fall. Nach dem Fahrplan weiterlaufen lassen, nicht diskutieren.
• Er bietet Ratenzahlung an: Liquiditätsproblem. Schriftlich vereinbaren, mit festen Terminen und Verfallklausel.
• Post kommt zurück, Telefon tot: Alarm. Ohne ladungsfähige Anschrift läuft weder Inkasso noch Mahnverfahren sinnvoll.

Zur Einordnung: 81,0 Prozent aller Unternehmensinsolvenzen im ersten Halbjahr 2026 entfielen auf Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten (Creditreform, Insolvenzen in Deutschland, erstes Halbjahr 2026). Wer nicht zahlen kann, ist meistens selbst ein kleiner Betrieb. Das ändert nichts an deiner Forderung, aber es ändert die realistische Erwartung.

Darfst du die Arbeit einstellen, solange der Kunde nicht zahlt?

Manchmal ja, und die Antwort hängt zuerst an deinem Vertrag, nicht am Ärger. Dahinter stehen zwei Rechtsinstitute: das Zurückbehaltungsrecht und das Leistungsverweigerungsrecht bei gegenseitigen Verträgen. Beide setzen voraus, dass die Gegenseite eine fällige Leistung nicht erbringt, beide kennen Grenzen, und beide können vertraglich oder durch AGB eingeschränkt sein.

Damit ist die Frage für deinen Fall nicht beantwortet, und das ist keine Ausflucht. Ob du eine begonnene Leistung aussetzen darfst, hängt daran, was vereinbart ist, ob Abschlagszahlungen fällig waren, ob ein Teil schon abgenommen wurde und wie groß der Schaden ist, den du auslöst. Bevor du eine Baustelle räumst oder einen Zugang sperrst, lass das prüfen. Das kostet weniger als ein Schadensersatzanspruch aus einer unberechtigten Arbeitsniederlegung.

Einen Nebeneffekt übersieht fast jeder: Das gerichtliche Mahnverfahren findet nicht statt, wenn die Geltendmachung des Anspruchs von einer noch nicht erbrachten Gegenleistung abhängt (§ 688 Abs. 2 Nr. 2 ZPO). Wer die Arbeit einstellt, um Druck aufzubauen, blockiert damit unter Umständen den schnellsten Weg zum Titel.

Wenn du dich für das Aussetzen entscheidest, dann schriftlich, mit Begründung, mit Fristsetzung und mit dem Angebot, sofort weiterzuarbeiten, sobald gezahlt ist. Ein Anruf mit „wir machen erstmal nichts mehr“ ist rechtlich schwach und lässt sich hinterher nicht belegen.

Kannst du direkt Inkasso beauftragen, ohne vorher zu mahnen?

Beauftragen kannst du sofort, nur bleiben die Kosten dann eher an dir hängen. Der Bundesgerichtshof hat am 19. Februar 2025 entschieden (VIII ZR 138/23), dass Inkassokosten als Verzugsschaden erstattungsfähig sind, wenn der Gläubiger seine eigenen Mühewaltungen erbracht hat, also Rechnungsstellung und die verzugsbegründende Erstmahnung, und die Beauftragung zur Wahrnehmung seiner Rechte erforderlich und zweckmäßig war. Nach Verzugseintritt ist sie regelmäßig selbst in einfach gelagerten Fällen erforderlich und zweckmäßig.

Daraus folgt eine Reihenfolge, die sich nicht abkürzen lässt. Ohne Verzug gibt es keinen Verzugsschaden, und ohne Verzugsschaden zahlt dein Kunde die Inkassokosten nicht. Die eigene erste Mahnung ist deshalb nie erstattungsfähig. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass später überhaupt etwas erstattungsfähig wird. Wer sie überspringt, spart fünf Minuten und verschenkt den Anspruch auf alles, was danach kommt.

Ein zweiter Grund, die eigenen Stufen sauber zu gehen: Für die Meldung einer Forderung an eine Wirtschaftsauskunftei verlangt § 31 Abs. 2 Nr. 4 BDSG vier Dinge zusammen, nämlich zwei schriftliche Mahnungen, einen Abstand von mindestens vier Wochen seit der ersten, einen Vorabhinweis auf die mögliche Übermittlung und eine unbestrittene Forderung. Für den Verzug genügt eine Mahnung, für diesen Weg nicht.

Ab welchem Betrag lohnt sich Inkasso, und was bleibt bei dir hängen?

Eine gesetzliche Schwelle gibt es nicht, eine rechnerische schon: Unterhalb von rund 250 Euro trägt sich der Aufwand in aller Regel nicht mehr. Diese Zahl ist keine Vorschrift, sondern das Ergebnis von vier Größen, die du selbst nachrechnen kannst.

• Die Mindestgebühr von 38,00 Euro für einen Mahnbescheid bleibt gleich, egal ob die Forderung 200 oder 900 Euro beträgt (KV Nr. 1100 GKG). Vorstrecken musst du sie.
• Die Deckelung der Inkassokosten: Du kannst die Kosten eines Inkassodienstleisters nur bis zur Höhe der Vergütung ersetzt verlangen, die einem Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit nach dem RVG zustünde (§ 13e Abs. 1 RDG). Bei einer unbestrittenen Forderung sind das im einfachen Fall nur eine 0,5-Gebühr, über 0,9 nur bei besonders umfangreicher oder schwieriger Tätigkeit. Was der Dienstleister darüber hinaus berechnet, zahlst du.
• Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gibt es nur gegenüber Schuldnern, die keine Verbraucher sind. Im Privatkundengeschäft fällt dieser Posten ersatzlos weg.
• Dein eigener Zeitaufwand ist nie erstattungsfähig. Personal- und Verwaltungskosten der eigenen Buchhaltung gehören ausdrücklich nicht zum Verzugsschaden.

Forderungshöhe	Was in dieser Größenordnung trägt	Warum
unter 250 €	Anruf, eine Erinnerung, eine Mahnung, dann Entscheidung	Die Mindestgebühr frisst einen zweistelligen Prozentsatz der Forderung, deine Zeit ist ohnehin verloren
250 bis 1.000 €	Mahnbescheid selbst stellen, kein Dienstleister	Die Gerichtsgebühr bleibt bei 38,00 €, das Verfahren ist formularbasiert
1.000 bis 5.000 €	Mahnbescheid bei unstrittiger Forderung, Inkasso als Alternative	Gerichtsgebühr zwischen 41,00 € und 85,25 €, Zins und Pauschale decken das ab
über 5.000 €	anwaltliche oder gerichtliche Verfolgung	Bei 4.000 € und 90 Tagen Verzug im B2B kommen allein rund 103,76 € Zinsen zusammen

Ein Rechenbeispiel für die untere Grenze, kalendergenau auf Basis von 365 Tagen: Bei 300 Euro Forderung gegen einen Geschäftskunden und 60 Tagen Verzug ergeben sich rund 5,19 Euro Zinsen, dazu 40 Euro Pauschale, macht 45,19 Euro. Dagegen stehen 38,00 Euro Gerichtsgebühr, die du vorstreckst, plus deine eigenen Stunden. Das geht gerade so auf, und nur, wenn am Ende jemand zahlt.

Was dir hier niemand liefern kann: eine belastbare Erfolgsquote für Inkasso. Unabhängig erhoben gibt es sie nicht, und die Anbieter, die eine nennen, haben ein offensichtliches Interesse an der Antwort.

Wann verjährt eine offene Rechnung gegenüber deinem Kunden?

Nach drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von Schuldner und Umständen Kenntnis hattest (§§ 195, 199 BGB). Nicht ab Rechnungsdatum, sondern ab dem 31. Dezember des Entstehungsjahres.

Konkret: Eine Rechnung aus Mai 2023 startet ihre Frist am 31. Dezember 2023 und verjährt mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Du hast also mehr Zeit, als es sich anfühlt, und gleichzeitig ein hartes Enddatum, das immer auf einen Silvestertag fällt.

Der Punkt, der im ganzen Feld fehlt: Mahnungen hemmen die Verjährung nicht. Du kannst drei Jahre lang jeden Monat erinnern und stehst am 1. Januar mit leeren Händen da. Was hemmt, ist die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB) oder die Klage, und die Hemmung endet sechs Monate nach Beendigung des Verfahrens (§ 204 Abs. 2 BGB).

Daraus wird ein simpler Jahrestermin: Im November gehst du die offenen Posten durch, die drei Jahre alt sind. Alles, was du davon nicht abschreiben willst, gehört vor den Jahreswechsel auf den Weg. Genau deshalb ist der Dezember der Stoßmonat der Mahngerichte.

Was machst du mit der Forderung, wenn nichts mehr zu holen ist?

Du entscheidest bewusst, dokumentierst die Entscheidung und schließt den Vorgang. Das ist keine Kapitulation, sondern der einzige Schritt, der die Kosten stoppt. Eine Forderung, die zwei Jahre halbherzig verfolgt wird, ist teurer als eine, die nach 60 Tagen mit klarem Kopf abgeschrieben wird.

Drei Signale sprechen dafür, dass Weiterverfolgen Geld verbrennt: Die Post kommt zurück und die Anschrift ist nicht zu ermitteln, der Betrieb ist erkennbar eingestellt, oder es läuft ein Insolvenzverfahren. Im letzten Fall gelten eigene Regeln, dort führt der Weg über die Forderungsanmeldung und nicht über den Mahnbescheid. Wie du die Forderung buchhalterisch behandelst, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Bleibt die Lehre für die nächste Rechnung, billiger als jedes Inkasso: ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsdatum auf jeder Rechnung, eine Anzahlung bei neuen Kunden und Abschlagszahlungen statt einer Schlussrechnung über alles.

Was ein System davon übernimmt, und was nicht

Ein automatisiertes Forderungsmanagement übernimmt die Termine, nicht die Entscheidungen. Der Fahrplan oben besteht aus zwei Sorten von Aufgaben, und nur eine davon gehört in ein System.

Automatisierbar sind: die Überwachung der Fälligkeiten, die Erinnerung an Tag 5 mit korrektem Datum, die Mahnung an Tag 14 mit den richtigen Verzugsfolgen, die Wiedervorlage an Tag 30 und 45, das lückenlose Protokoll mit Datum und Uhrzeit, und die Novemberliste mit allen Forderungen, die zum Jahresende verjähren. Das Protokoll ist dabei mehr wert, als es aussieht: Es ist die Grundlage dafür, dass deine späteren Kosten erstattungsfähig sind.

Nicht automatisierbar sind der Anruf an Tag 3, die Entscheidung an Tag 30 und die Wegentscheidung an Tag 45. Auch die Bewertung, ob ein Kunde zahlungsfähig ist, gehört bewusst nicht in ein automatisches System: Art. 22 DSGVO betrifft automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung, und die Bonitätsbewertung natürlicher Personen ist genau der Bereich, in dem diese Schwelle diskutiert wird. Mahnen darf ein System, entscheiden nicht.

Die ehrliche Einschränkung: Wer zehn Ausgangsrechnungen im Monat schreibt, braucht dafür kein System, sondern eine Liste und einen festen Termin in der Woche. Ab etwa 20 Rechnungen im Monat und mehreren Leuten, die auf dieselbe Kundenakte schauen, kippt die Rechnung.

Kommentar von Jonas Rump

Die meisten Betriebe, mit denen ich spreche, haben kein Mahnproblem. Sie haben ein Entscheidungsproblem. Sie verfolgen jede Forderung ein bisschen und keine zu Ende, und dann liegen im November vierzehn Vorgänge im Ordner, bei denen niemand mehr weiß, was der letzte Stand war. Das kostet mehr Geld als jede einzelne offene Rechnung.

Meine unbequeme Empfehlung: Schreib mehr ab, und schreib früher ab. Setz dir eine Betragsgrenze, unter der du nach der zweiten Mahnung aufhörst, und halte dich daran, auch wenn es sich falsch anfühlt. Die Energie steckst du in die drei Forderungen, bei denen es sich wirklich lohnt.

Und der Fehler passiert ohnehin früher, bei der Rechnungsstellung. Ein festes Datum auf der Rechnung statt „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ erspart dir die halbe Kaskade, weil der Verzug dann von allein eintritt. Billiger wird eine Verbesserung im Forderungsmanagement nicht, sie kostet eine Änderung in der Rechnungsvorlage.

Fazit und Ausblick

Kunde zahlt nicht, was tun: anrufen an Tag 3, schriftlich erinnern an Tag 5, mahnen mit Verzugsfolgen an Tag 14, an Tag 30 zum ersten Mal bewusst entscheiden, an Tag 45 den Weg festlegen und an Tag 60 abschließen. Nicht sieben Schritte ohne Datum, sondern sechs Termine, die im Kalender stehen.

Drei Zahlen bleiben hängen: Unter rund 250 Euro trägt sich der Aufwand meistens nicht. Ein Mahnbescheid kostet ab 38,00 Euro. Und die Forderung verjährt drei Jahre nach dem Schluss ihres Entstehungsjahres, während Mahnungen daran nichts ändern.

Wenn dieses Nachhalten bei dir an einer Person und deren Gedächtnis hängt, nimm dir 30 Minuten für einen kostenlosen Engpass-Check. Wir gehen deine drei zeitintensivsten Abläufe durch, und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie lautet, dass sich ein System bei deiner Rechnungsmenge noch nicht rechnet.

Kurz zur Einordnung

Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Er kann eine Prüfung deines konkreten Falls nicht ersetzen, denn ob und wie eine Regel bei dir greift, hängt an Details wie deinem Vertrag, deinen AGB und der Frage, ob dein Kunde Unternehmer oder Verbraucher ist.

Alle Angaben beziehen sich auf die Rechtslage in Deutschland, Stand August 2026. Gesetze, Fristen und vor allem der Basiszinssatz ändern sich. In Österreich und in der Schweiz gelten eigene Regeln, die zum Teil deutlich abweichen. Übertrag die Zahlen aus diesem Beitrag also nicht ungeprüft auf einen Fall jenseits der Grenze.

Wenn es um Geld geht, das dir wirklich fehlt: Lass deinen Fall einmal von einer Anwältin, einem Anwalt oder deiner Steuerberatung ansehen. Das kostet weniger, als die Forderung abzuschreiben.