Ich übersetze Zettel, Excel und WhatsApp in Systeme, die ohne dich laufen.
Excel-Tabellen sind das heimliche Betriebssystem deines Unternehmens — und niemand weiß, wo welche Version liegt. Die gute Nachricht: Das ist lösbar — ohne Big Bang, ohne dass dein Team neue Software lernt, ein Prozess nach dem anderen.
Kostenlos · 30 Minuten · Kein Pitch · DSGVO-konform
Was bedeutet Zettelwirtschaft abschaffen?
Zettelwirtschaft abschaffen bedeutet, die Übersetzungsarbeit zwischen Papier, Excel-Listen und WhatsApp-Nachrichten auf der einen und deinen Systemen — ERP, Buchhaltung, Lager — auf der anderen Seite zu automatisieren. Heute sitzt dazwischen ein Mensch, der abtippt; künftig erfasst dein Team an der Quelle: ein Foto vom Zettel, eine Sprachnachricht, ein kurzes Formular. Ein Szenario in Make oder n8n nimmt die Eingabe entgegen, ein KI-Modell wie OpenAI oder Claude liest daraus die Felder. Die Daten landen einmal statt viermal im richtigen System — etwa Airtable, Google Workspace, Microsoft 365 oder deinem ERP. Deine Excel-Listen werden nicht weggeworfen, sondern zu einer Quelle zusammengeführt. Für inhabergeführte Betriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitenden hat sich bewährt, mit der einen Liste oder dem einen Zettelprozess anzufangen, der am meisten Zeit kostet. In meinen Projekten spart der erste Prozess typischerweise 3–8 Stunden pro Woche und läuft nach 30 Tagen. Die Beratung ist über die BAFA-Förderung bezuschussbar: in Baden-Württemberg und Bayern mit 50 % der Beratungskosten, höchstens 1.750 € je Beratung.
Erkennst du deinen Betrieb?
Vier Fragen. Wenn du zweimal nickst, kostet dich die Zettelwirtschaft jeden Tag Geld:
Wird bei euch abgetippt? Lieferscheine, Stundenzettel, Bestellungen, Belege — Papier, das jemand von Hand ins System überträgt.
Gibt es DIE eine Excel-Liste? Die, die nur einer versteht. Die in vier Versionen existiert. Die alles zusammenhält — solange nichts schiefgeht.
Kommen Aufträge per WhatsApp? Fotos, Sprachnachrichten, „kannst du mal eben" — und jemand muss daraus einen ordentlichen Auftrag machen.
Wird doppelt eingegeben? Dieselben Daten im Angebot, im Auftrag, in der Rechnung, in der Lagerliste — viermal getippt, viermal Fehlerquelle.
Warum ist nicht dein Team das Problem, sondern die Übersetzungsarbeit?
Zwischen der Realität deines Betriebs (Zettel, Anrufe, Nachrichten) und deinen Systemen (ERP, Buchhaltung, Lager) sitzt heute ein Mensch, der überträgt. Diese Übersetzungsarbeit ist es, die ich automatisiere: aus unstrukturiertem Input wird ein Prozess, der ohne dich läuft. Ich verkaufe keine Software — ich verkaufe die Übersetzungs-Arbeit dazwischen.
Was ändert sich, wenn eine Quelle vier Excel-Versionen ersetzt?
Kundennamen nenne ich nicht — Branche und Größe reichen als Beweis, Diskretion gehört zum Geschäft.
Zettelwirtschaft oder System: Wo liegt der Unterschied im Alltag?
Zettelwirtschaft ist kein Ordnungsproblem, sondern ein Übersetzungsproblem: Dieselbe Information wird mehrfach von Hand übertragen. Die Tabelle zeigt, was sich je Bereich ändert — die Beispiele stammen aus Projekten in Lebensmittelproduktion, Logistik und Service.
| Bereich | Zettelwirtschaft | System |
|---|---|---|
| Stammdaten | Vier Excel-Versionen, keiner weiß, welche gilt | Eine Quelle, einmal gepflegt |
| Erfassung | Zettel im Büro abtippen | Foto oder Formular an der Quelle |
| Aufträge | WhatsApp-Nachricht mit Maßangaben | Strukturierter Auftrag, automatisch angelegt |
| Doppeleingaben | Angebot, Auftrag, Rechnung viermal getippt | Einmal erfasst, überall übernommen |
| Wissen | Steckt in Köpfen und Ordnern | Dokumentiert und nachvollziehbar |
| Suche | Ordner durchblättern, nachfragen | In Sekunden auffindbar |
| Zeit | Stunden pro Woche fürs Übertragen | Erster Prozess: typisch 3–8 Stunden pro Woche zurück |
Vom ersten Gespräch zum laufenden System — in 3 Schritten.
Engpass-Check
30 Minuten, kostenlos. Wir schauen uns an, wie der Prozess heute läuft — und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
Umsetzung
Ich baue auf dem auf, was du schon nutzt. Keine neue Software-Suite, kein IT-Projekt — dein Team arbeitet währenddessen normal weiter.
Live in 30 Tagen
Der erste Prozess läuft — messbar. Danach entscheidest du, ob weitere folgen. Kein 6-Monats-Projekt, kein Konzept-PDF.
Geförderte Beratung für KMU
Als registrierter BAFA-Berater prüfe ich mit dir, ob dein Vorhaben förderfähig ist. Die Quote hängt an deiner Betriebsstätte: 50 % in den alten Bundesländern — also auch in Baden-Württemberg und Bayern — und 80 % in den neuen. Bemessungsgrundlage sind höchstens 3.500 € je Beratung, der Zuschuss liegt damit bei maximal 1.750 € bzw. 2.800 €. Ob es passt, klären wir im Engpass-Check. Ehrlich — auch wenn die Antwort Nein ist.
Häufige Fragen
Unsere Excel-Listen funktionieren doch irgendwie.
„Irgendwie" ist das teuerste Wort im Betrieb. Die Liste funktioniert, solange die eine Person da ist, die sie versteht — und solange niemand die falsche Version erwischt. Die Frage ist nicht, ob es läuft. Die Frage ist, was dich das Nichtstun kostet.
Meine Leute sind keine Technik-Menschen.
Müssen sie auch nicht sein. Erfassen heißt: Foto machen, Sprachnachricht schicken, Formular ausfüllen — was dein Team heute schon kann. Die Technik dahinter ist meine Sorge.
Wir haben über Jahre Excel aufgebaut — das werfen wir nicht weg.
Musst du nicht. Was in deinen Listen steckt, wird übernommen, nicht weggeworfen. Ersetzt wird nur der Teil, der dich Geld kostet: das manuelle Übertragen und die Versions-Verwirrung.
Verliere ich damit nicht die Kontrolle?
Das Gegenteil. Heute hängt die Kontrolle an Personen und deren Anwesenheit. Ein System zeigt dir jederzeit, was Stand ist — mit Logs, Übersichten und manuellem Eingriff, wann immer du willst.
Was kostet das?
Der Engpass-Check ist kostenlos. Bei Zettelwirtschaft hängt der Aufwand davon ab, wie viele Listen und Zettelprozesse abgelöst werden, wie sauber die Daten in den Excel-Listen heute sind (Bereinigung kostet Zeit), über wie viele Kanäle Eingaben kommen — Papier, WhatsApp, Mail — und in welche Zielsysteme sie fließen. Du bekommst eine klare Preislogik ohne versteckte Kosten. Als registrierter BAFA-Berater prüfe ich mit dir, ob ein Zuschuss möglich ist: In Baden-Württemberg und Bayern trägt das BAFA 50 % der Beratungskosten, höchstens 1.750 € je Beratung — die 80 % gelten nur in Teilen Ostdeutschlands sowie in den Regionen Lüneburg und Trier.
Wo fangen wir an?
Beim Engpass — dem einen Prozess, der am meisten Zeit frisst. Der läuft in 30 Tagen. Kein Big Bang, kein 6-Monats-Projekt: ein Prozess nach dem anderen, jeder für sich messbar.
Welche Excel-Liste hält deinen Betrieb zusammen?
Im kostenlosen Engpass-Check schauen wir in 30 Minuten, wo in deinem Betrieb am meisten Zeit liegen bleibt — und ob sich die Umsetzung für dich rechnet.
