Geschäftsprozesse automatisieren: wo anfangen, was es bringt.
Prozessautomatisierung, die ohne dich läuft — live in 30 Tagen. Dein Betrieb macht zu viel per Hand: Angebote tippen, Belege abschreiben, Wareneingänge dokumentieren, Listen pflegen. Ich baue die Systeme, die das übernehmen — auf den Tools, die du schon hast, ohne IT-Projekt und ohne dass dein Team etwas Neues lernen muss.
Kostenlos · 30 Minuten · Kein Pitch · DSGVO-konform
Was ist Prozessautomatisierung im KMU?
Prozessautomatisierung im KMU bedeutet, wiederkehrende Abläufe — Angebot, Auftrag, Rechnung, Mahnung, Wareneingang — ohne manuelles Abtippen zwischen den vorhandenen Programmen laufen zu lassen. Statt einer neuen Software verbindet eine Integrationsschicht wie Make oder n8n dein CRM, deine Buchhaltung, E-Mail und Branchenlösung, sodass Daten nur einmal erfasst werden. Unstrukturierte Eingänge — ein fotografierter Lieferschein, eine Sprachnachricht, eine formlose Mail — übersetzt ein KI-Modell wie OpenAI oder Claude vorher in strukturierte Felder. Für inhabergeführte Betriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitenden liegt der Hebel meist in drei bis fünf Prozessen: In der Praxis spart der erste Prozess typischerweise 3–8 Stunden pro Woche und läuft nach 30 Tagen produktiv. Prozessautomatisierung ist damit kein IT-Großprojekt, sondern eine Reihe kleiner, messbarer Eingriffe, die beim größten Zeitfresser beginnen und ohne Systemwechsel auskommen. Die Beratung dazu ist über das BAFA-Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows" bezuschussbar: in Baden-Württemberg und Bayern mit 50 % der Beratungskosten, höchstens 1.750 € je Beratung.
Woran hängt es in deinem Betrieb wirklich?
Das Chaos hat in jedem Betrieb dieselben vier Formen:
Papier. Lieferscheine, Bestellzettel, Wartungsprotokolle, Notizen vom Außendienst — alles wird im Büro abgetippt.
Excel. Tabellen, die niemand mehr versteht. Stammdaten in vier Versionen. Listen aus 2019, die noch „kurz aktuell gehalten" werden.
WhatsApp. Aufträge in Nachrichten, Fotos vom Schaden, Sprachnachrichten mit Maßangaben — nichts davon landet im System.
Mails mit Anhängen. PDF-Bestellungen, Formulare, Berichte — unstrukturiert, und jemand überträgt alles per Hand.
Warum erst der Prozess und dann das Tool?
„Wir haben schon drei Tools eingeführt — jedes hat ein Teilproblem gelöst und zwei neue geschaffen." Kommt dir bekannt vor? Das Problem ist selten die Software. Das Problem ist, dass die Prozesse dahinter manuell und unverbunden laufen. Deshalb baue ich keine Tools und verkaufe keine Software-Lizenzen: Ich übersetze deine Zettel, Tabellen und Nachrichten in einen Prozess, der von allein läuft. Welches Werkzeug darunter arbeitet, ist meine Sorge — nicht deine.
Was bringt Prozessautomatisierung konkret — von 3 Stunden auf 20 Minuten?
Kundennamen nenne ich nicht — Branche und Größe reichen als Beweis, Diskretion gehört zum Geschäft.
Welche Geschäftsprozesse solltest du zuerst automatisieren?
Nicht mit dem größten Projekt anfangen, sondern mit dem größten Engpass: dem einen Prozess, der sich täglich wiederholt, klaren Regeln folgt und dein Team am meisten Zeit kostet. Typische Kandidaten sind Angebotserstellung, Rechnungen und Mahnwesen, Belegerfassung und die Übertragung von Zetteln, Mails und Nachrichten ins System. Genau dafür ist der Engpass-Check da: Wir finden den Prozess mit dem besten Verhältnis aus Aufwand und Wirkung — und starten dort.
Manuell oder automatisiert: Was ändert sich konkret?
Die Tabelle zeigt, was Automatisierung im Alltag verschiebt — mit Ergebnissen aus umgesetzten Projekten: Die Gefährdungsbeurteilung stammt von einem Aufzug-Dienstleister mit 7 Mitarbeitenden, die Zahl zum Mahnwesen aus einem Projekt zu Rechnungen und Zahlungserinnerungen. Kundennamen nenne ich nicht — Branche und Größe reichen als Beleg.
| Prozess | Manuell | Automatisiert |
|---|---|---|
| Wareneingang | Zettel vom Fahrer wird im Büro abgetippt | Foto an der Rampe, Buchung direkt im System |
| Gefährdungsbeurteilung | 3 Stunden Handarbeit pro Dokument | 20 Minuten inklusive fertiger PDF |
| Leads ins CRM | Copy-Paste aus Mail und Formular | Fließen automatisch ins CRM, kein verlorener Kontakt |
| Stammdaten | Vier Excel-Versionen, Doppeleingaben | Eine Quelle, einmal erfasst |
| Rechnungen & Mahnwesen | Von Hand erstellt, Erinnerungen vergessen | Automatisch erstellt, rund 6 Stunden pro Woche zurück |
| Erster Prozess | Läuft weiter von Hand | Typisch 3–8 Stunden pro Woche zurück, live in 30 Tagen |
Welche Automatisierungen sind im KMU am häufigsten?
Aus der Umsetzung haben sich 15 wiederkehrende Muster herausgebildet — vom Vertrieb über Finanzen bis zu Personal und Produktion. Jedes Beispiel zeigt konkret, was automatisiert wird und was dabei herauskommt:
KI oder klassische Automatisierung?
Klassische Automatisierung verbindet Systeme nach festen Regeln: Wenn eine Rechnung bezahlt ist, passiert X. KI kommt dazu, wo Eingaben unstrukturiert sind — ein fotografierter Lieferschein, eine Sprachnachricht mit Maßen, eine formlose Mail-Anfrage. In der Praxis braucht fast jeder Betrieb beides: Regeln für die Strecke, KI für die Übersetzung am Eingang. Welche Kombination bei dir passt, ergibt sich aus dem Prozess — nicht aus dem Tool-Katalog.
Was kostet Prozessautomatisierung — und was zahlt die Förderung?
Die Umsetzung hängt vom Umfang ab: Anzahl der Prozesse, Tiefe der Systemanbindung, Sonderregeln. Deshalb gibt es keine Preisliste, sondern eine klare Preislogik nach dem Engpass-Check — ohne versteckte Kosten. Ob dein Vorhaben förderfähig ist, prüfen wir dabei gleich mit (Details im Förder-Block weiter unten).
Vom ersten Gespräch zum laufenden System — in 3 Schritten.
Engpass-Check
30 Minuten, kostenlos. Wir schauen uns an, wie der Prozess heute läuft — und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
Umsetzung
Ich baue auf dem auf, was du schon nutzt. Keine neue Software-Suite, kein IT-Projekt — dein Team arbeitet währenddessen normal weiter.
Live in 30 Tagen
Der erste Prozess läuft — messbar. Danach entscheidest du, ob weitere folgen. Kein 6-Monats-Projekt, kein Konzept-PDF.
Geförderte Beratung für KMU
Als registrierter BAFA-Berater prüfe ich mit dir, ob dein Vorhaben förderfähig ist. Die Quote hängt an deiner Betriebsstätte: 50 % in den alten Bundesländern — also auch in Baden-Württemberg und Bayern — und 80 % in den neuen. Bemessungsgrundlage sind höchstens 3.500 € je Beratung, der Zuschuss liegt damit bei maximal 1.750 € bzw. 2.800 €. Ob es passt, klären wir im Engpass-Check. Ehrlich — auch wenn die Antwort Nein ist.
Häufige Fragen
Bei uns ist alles zu individuell — kann man das überhaupt automatisieren?
Deshalb zerlege ich in Teilprozesse, statt „das große System" zu verkaufen. Automatisiert wird nur, was sich wiederholt — und das gibt es in jedem Betrieb. Der Rest bleibt, wie er ist.
Wie lange dauert das?
Der erste Prozess läuft in 30 Tagen. Ein vollständiges System ist je nach Umfang in 4–8 Wochen live. Gestartet wird immer mit dem Engpass, der dich am meisten Zeit kostet.
Was, wenn das System ausfällt?
Jede Automatisierung bekommt Fallbacks, Logs und einen manuellen Notweg. Du siehst jederzeit, was läuft — und kannst eingreifen. Kontrolle durch Systeme ist mehr Kontrolle, nicht weniger.
Brauche ich dafür eine IT-Abteilung?
Nein. Keine Software-Installation, kein Technik-Projekt, kein interner IT-Aufwand. Ich baue auf dem auf, was du bereits nutzt — dein Team muss nichts Neues lernen.
Was kostet das?
Der Engpass-Check ist kostenlos. Danach hängt der Preis von drei Treibern ab: wie viele Prozesse du automatisierst, wie tief die Anbindung an ERP, CRM oder Buchhaltung geht und wie viele Sonderregeln der Ablauf hat. Unstrukturierte Eingänge wie Fotos oder Sprachnachrichten brauchen zusätzlich eine KI-Stufe. Du bekommst eine klare Preislogik statt einer Pauschale — und als registrierter BAFA-Berater prüfe ich mit dir, ob ein Zuschuss möglich ist: In Baden-Württemberg und Bayern trägt das BAFA 50 % der Beratungskosten, höchstens 1.750 € je Beratung — die 80 % gelten nur in Teilen Ostdeutschlands sowie in den Regionen Lüneburg und Trier.
Gibt es eine Garantie?
Ja. Wenn der erste automatisierte Prozess — etwa Wareneingang oder Angebotserstellung — keine messbaren Ergebnisse liefert, erhältst du den vollen Betrag zurück, ohne Wenn und Aber. Messbar heißt: gesparte Stunden pro Woche, weniger Übertragungsfehler, kürzere Durchlaufzeit — das legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Welcher Prozess frisst bei dir am meisten Zeit?
Im kostenlosen Engpass-Check schauen wir in 30 Minuten, wo in deinem Betrieb am meisten Zeit liegen bleibt — und ob sich die Umsetzung für dich rechnet.
