Belege automatisch erfassen – KI-Belegerfassung für die Buchhaltung
Belege fotografieren. Fertig.
KI erkennt Beträge, Konten und Steuersätze — und übergibt alles vorkontiert an eure Buchhaltung. Kein Abtippen, keine Zettelwirtschaft.
Vom Problem zur Lösung.
Belege stapeln sich. Ende des Monats wird panisch sortiert, abgetippt und zugeordnet. Fehler schleichen sich ein, der Steuerberater beschwert sich.
Jeder falsch zugeordnete Beleg kann im Worst Case zur Nachzahlung führen. Und die Stunden, die euer Team mit Abtippen verbringt, fehlen für wertschöpfende Arbeit.
Beleg fotografieren oder weiterleiten — die KI erkennt Betrag, Steuersatz, Kreditor und Konto. Alles wird vorkontiert an DATEV, Lexoffice oder sevDesk übergeben.
KI-Belegerfassung ist der Einstieg in die KI-Buchhaltung
Die Belegerfassung ist meist der erste Prozess, der automatisiert wird — weil der Effekt sofort messbar ist. Was danach kommt (Eingangsrechnungen, Zahlungsabgleich, Zusammenarbeit mit dem Steuerberater), steht im großen Überblick zur KI in der Buchhaltung.
So läuft die Belegerfassung automatisiert ab
Belege kommen heute auf allen Wegen: als PDF im Mail-Anhang, als Foto vom Tankbeleg aus dem Außendienst, als Download aus dem Lieferantenportal, als Papier auf dem Schreibtisch. Die Automatisierung sammelt sie an einer Stelle ein — ein zentrales Postfach, eine App auf dem Handy, ein Scanner im Büro — und liest sie mit KI aus: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuersatz, Brutto, Zahlungsziel. Anschließend schlägt das System Konto und Kostenstelle vor, gleicht Duplikate ab und prüft, ob eine Bestellung oder ein Lieferschein zum Beleg passt. Ihr bekommt eine kurze Prüfliste für Unklarheiten; alles Eindeutige wandert direkt vorkontiert in DATEV, Lexware oder sevDesk und zum Steuerberater.
Eingang: Mail-Postfach, Handy-Foto, Scanner, Lieferantenportal — alles landet in einer Inbox.
Auslesen: KI erkennt alle Rechnungsfelder — auch bei handschriftlichen Zusätzen oder schlechten Fotos.
Vorkontieren: Konto, Kostenstelle und Steuersatz werden aus euren bisherigen Buchungen gelernt.
Übergabe: Strukturiert an die Buchhaltungssoftware und an den Steuerberater — mit Original als Anhang.
Typische Stolpersteine — und wie ihr sie vermeidet
Die Erkennung ist heute selten das Problem; die Hürden liegen im Prozess drumherum. Erstens: Belege, die nicht ankommen — die Tankquittung in der Jackentasche, die Rechnung im privaten Postfach des Monteurs. Deshalb bekommt jeder, der Belege verursacht, den einfachsten möglichen Weg: ein Foto aus der App, fertig. Zweitens: unklare Freigaben. Wer darf welche Rechnung freigeben, ab welchem Betrag braucht es zwei Augen? Das legen wir als einfache Regel fest, statt es der Buchhaltung bei jedem Beleg neu zu überlassen. Drittens: die Angst, dass der Steuerberater das nicht mitmacht. In der Praxis freut sich jede Kanzlei über vorkontierte, vollständige Belege statt Schuhkartons — wir stimmen das Format vorher mit ihr ab.
Für wen sich automatische Belegerfassung lohnt
Wer mehr als rund 50 Eingangsbelege im Monat verarbeitet, spart mit automatischer Erfassung spürbar Zeit — bei 200 und mehr wird es zum echten Hebel. Besonders profitieren Betriebe mit vielen kleinen Belegen aus dem Alltag: Handwerk mit Baustellenkäufen, Speditionen mit Tank- und Mautbelegen, Gastronomie mit täglichen Lieferungen, Agenturen mit Software-Abos. Der Nutzen geht über die gesparten Stunden hinaus: Belege sind vollständig und am Tag des Eingangs erfasst, der Monatsabschluss dauert Tage statt Wochen, Skonto-Fristen werden eingehalten, und die Liquiditätsübersicht stimmt jederzeit. Und weil die Vorkontierung aus euren eigenen Buchungen lernt, wird das System mit jedem Monat treffsicherer.
Funktioniert in jeder Branche.
Was Betriebe vorher wissen wollen.
Wie genau erkennt die KI unsere Belege?
Standardrechnungen werden nahezu fehlerfrei ausgelesen; bei ungewöhnlichen Layouts oder sehr schlechten Fotos markiert das System einzelne Felder als unsicher, statt zu raten. Diese wenigen Fälle prüft ihr in einer Liste — deutlich schneller, als alles abzutippen. Mit jeder Korrektur lernt die Erkennung dazu.
Funktioniert das mit unserem Steuerberater und DATEV?
Ja. Die Belege gehen strukturiert und mit Original-PDF an DATEV Unternehmen online oder in das Format, das eure Kanzlei nutzt; Lexware, sevDesk und andere Systeme werden ebenso angebunden. Wir stimmen Kontenrahmen und Übergabeformat vor dem Start mit dem Steuerberater ab.
Ist das GoBD-konform?
Die Automatisierung ersetzt kein revisionssicheres Archiv, sondern füttert es: Jeder Beleg wird unverändert mit Zeitstempel abgelegt, jede Erfassung und Änderung protokolliert. Der Ablageort — DATEV, euer DMS oder ein GoBD-konformer Speicher — bleibt der, den ihr mit dem Steuerberater vereinbart habt.
Was passiert mit Papierbelegen?
Papier wird fotografiert oder gescannt und läuft dann denselben Weg wie ein digitaler Beleg. Für das ersetzende Scannen gibt es klare Regeln, die wir in einer kurzen Verfahrensdokumentation festhalten — danach dürfen die Originale in der Regel vernichtet werden. Das klären wir mit eurer Kanzlei.
Verwandte Use-Cases.
Rechnungen & Mahnung
Rechnungen werden automatisch erstellt, versendet und nachverfolgt. Zahlungserinnerungen gehen pünktlich raus — ohne manuelles Nachfassen.
Angebote & Kalkulation
Automatische Angebotserstellung aus Anfragen. Preise, Positionen und Konditionen werden intelligent vorausgefüllt — ihr prüft nur noch und sendet ab.
Kunden-Follow-ups
Kein Kunde fällt mehr durchs Raster. Automatische Follow-ups, Statusmeldungen und personalisierte Nachrichten — zur richtigen Zeit, im richtigen Kanal.
Diesen Prozess automatisieren?
Im kostenlosen Engpass-Check zeige ich dir, wie dieser Use-Case in deinem Betrieb konkret aussehen würde.
Engpass-Check buchen