Angebote automatisch erstellen – Kalkulation ohne Handarbeit
Angebote in 2 Minuten statt 2 Stunden
Euer System erstellt Angebote automatisch aus Anfragen — mit korrekten Preisen, Positionen und Konditionen. Ihr prüft nur noch und sendet ab.
Vom Problem zur Lösung.
Jedes Angebot kostet 30–60 Minuten. Preise nachschlagen, Positionen zusammenstellen, Konditionen prüfen — und dann hoffen, dass kein Tippfehler drin ist.
Während ihr noch tippt, hat euer Wettbewerber schon geantwortet. Langsame Angebote kosten nicht nur Zeit — sie kosten Aufträge.
Unser System erkennt die Anfrage, schlägt passende Positionen vor, kalkuliert automatisch und erstellt ein fertiges Angebot. Ihr prüft, klickt — fertig.
So läuft die Angebotserstellung automatisiert ab
Der Ablauf beginnt beim Eingang der Anfrage — per Mail, Kontaktformular, Telefonnotiz oder WhatsApp. Ein Automatisierungsszenario (typisch Make oder n8n) erkennt die Anfrage, liest die relevanten Angaben aus und legt einen Vorgang in eurem CRM oder eurer Auftragssoftware an. Fehlen Angaben, geht eine Rückfrage an den Kunden raus, bevor jemand bei euch überhaupt hinschaut. Dann kommt die Kalkulation: Aus eurer Preisliste, euren Stücklisten und den hinterlegten Aufschlägen werden Positionen vorgeschlagen — Material, Stunden, Anfahrt, Nebenkosten. Das Ergebnis ist ein fertiges Angebots-PDF in eurer Vorlage, mit Nummernkreis, Zahlungsbedingungen und Gültigkeit. Ihr bekommt es zur Prüfung, korrigiert bei Bedarf eine Position und gebt frei. Versand, Ablage im Vorgang und die Wiedervorlage für das Nachfassen passieren automatisch. Der Mensch bleibt an der Stelle, wo er wirklich gebraucht wird: bei der Entscheidung, nicht beim Abtippen.
Welche Systeme dabei angebunden werden
Die Automatisierung ersetzt eure Software nicht — sie verbindet sie. Entscheidend ist, dass Preise und Stammdaten an einer Stelle gepflegt werden und alle anderen Systeme daraus lesen. In vielen Betrieben liegen die Preise in drei Excel-Versionen, und niemand weiß, welche aktuell ist. Der erste Schritt ist deshalb oft, eine führende Quelle festzulegen: die Preisliste in der Warenwirtschaft, ein Google Sheet oder der Artikelstamm im ERP. Danach lässt sich jeder Baustein anschließen, den ihr schon nutzt. Wenn eure Branchensoftware keine Schnittstelle hat, gibt es fast immer einen Umweg — Export-Dateien, Mail-Import oder eine kleine Datenbank, die dazwischengeschaltet wird. Typische Bausteine aus unseren Projekten:
Eingang: Outlook oder Google Mail, Website-Formulare, WhatsApp Business, Telefonnotizen aus einem KI-Telefonassistenten.
Stammdaten und Preise: Preislisten in Excel oder Google Sheets, Artikelstämme aus ERP oder Warenwirtschaft, Lieferantenpreise aus Katalogen.
Erstellung und Versand: Angebotsvorlagen in Word oder eurer Branchensoftware, PDF-Erzeugung, Versand über euer Postfach mit Ablage im Vorgang.
Nachverfolgung: CRM wie HubSpot oder Pipedrive für Status, Wiedervorlagen und automatische Follow-ups nach 3, 7 und 14 Tagen.
Typische Stolpersteine — und wie ihr sie vermeidet
Der häufigste Fehler: zu viel auf einmal. Wer versucht, jede Sonderkondition und jeden Ausnahmefall vom ersten Tag an abzubilden, kommt nie live. Besser: mit den Standardangeboten starten — denen, die sich ohnehin ähneln — und Sonderfälle bewusst an einen Menschen weiterreichen. Zweiter Stolperstein sind veraltete Preislisten. Eine Automatisierung, die aus einer falschen Quelle kalkuliert, produziert falsche Angebote sehr schnell und sehr zuverlässig. Deshalb gehört zur Einführung immer ein Datencheck: Wo stehen die Preise, wer pflegt sie, wie oft ändern sie sich? Dritter Punkt: fehlende Freigabe. Ein Angebot sollte nie ungesehen rausgehen, solange das Team dem System nicht vertraut. Eine Prüfstufe kostet 30 Sekunden pro Angebot und verhindert, dass ein Rechenfehler beim Kunden landet. Später könnt ihr Standardfälle ohne Prüfung durchlassen — wenn ihr wollt.
Für wen sich automatische Angebotserstellung lohnt
Die Rechnung ist einfach: Wenn in eurem Betrieb pro Woche mehr als eine Handvoll Angebote geschrieben werden und diese sich in Aufbau und Positionen ähneln, lohnt sich der Prozess. Das trifft auf Handwerksbetriebe mit Standardleistungen genauso zu wie auf Maschinenbauer mit Konfigurationsangeboten, IT-Dienstleister mit Paketpreisen oder Gebäudereiniger mit Objektkalkulation. Je höher der Anteil an Wiederholung, desto größer der Effekt. Weniger sinnvoll ist es, wenn jedes Angebot ein Unikat mit tagelanger Vorkalkulation ist — dann automatisieren wir eher den Eingang und das Nachfassen als die Kalkulation selbst. Ab etwa zehn Mitarbeitenden kommt ein zweiter Effekt dazu: Nicht mehr nur der Chef kann Angebote schreiben, weil das Wissen im System liegt statt im Kopf. Wie es nach dem Angebot weitergeht — Nachfassen, Auftrag, Rechnung — zeigen die verwandten Prozesse.
Funktioniert in jeder Branche.
Was Betriebe vorher wissen wollen.
Wie viel Aufwand kommt auf unser Team zu?
Den größten Teil übernehmen wir. Von euch brauchen wir zu Beginn zwei bis drei Gespräche mit der Person, die heute die Angebote schreibt, Zugriff auf eure Preislisten und Vorlagen sowie ein paar Beispielangebote aus der Vergangenheit. Danach testen wir gemeinsam mit echten Anfragen. Der erste Prozess läuft in 30 Tagen — parallel zum Tagesgeschäft, ohne dass jemand freigestellt werden muss.
Unsere Preise sind zu individuell — funktioniert das trotzdem?
Meistens ja. Individuell heißt selten, dass es keine Regeln gibt — es heißt, dass die Regeln im Kopf des Kalkulators stecken. Genau die holen wir in der Analyse raus: Aufschläge nach Kundengruppe, Rabattstaffeln, Anfahrtspauschalen. Was sich wirklich nicht regeln lässt, bleibt manuell und wird als Position zur Prüfung markiert. Das System übernimmt die Routine, ihr die Ausnahmen.
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
Nein. Wir bauen auf dem auf, was ihr habt — Branchensoftware, Warenwirtschaft, Excel-Preislisten, Outlook. Die Automatisierung sitzt zwischen den Systemen und verbindet sie. Hat eure Software keine offene Schnittstelle, gibt es fast immer einen Weg über Export-Dateien oder Mail-Import. Ein Softwarewechsel ist nie Voraussetzung, und euer Team muss kein neues Programm lernen.
Was passiert mit unseren Kundendaten?
Die Daten bleiben in euren Systemen. Die Automatisierung liest und schreibt dort, wo die Daten heute schon liegen, und speichert selbst nichts dauerhaft. Wo ein KI-Modell Anfragen ausliest, achten wir auf Anbieter mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Serverstandort in der EU. Was genau wohin fließt, dokumentieren wir — so könnt ihr es auch gegenüber Kunden oder eurem Datenschutzbeauftragten belegen.
Verwandte Use-Cases.
Lead-Qualifizierung
Eingehende Anfragen werden automatisch bewertet, priorisiert und dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen. Eure Pipeline füllt sich von selbst.
Rechnungen & Mahnung
Rechnungen werden automatisch erstellt, versendet und nachverfolgt. Zahlungserinnerungen gehen pünktlich raus — ohne manuelles Nachfassen.
Kunden-Follow-ups
Kein Kunde fällt mehr durchs Raster. Automatische Follow-ups, Statusmeldungen und personalisierte Nachrichten — zur richtigen Zeit, im richtigen Kanal.
Diesen Prozess automatisieren?
Im kostenlosen Engpass-Check zeige ich dir, wie dieser Use-Case in deinem Betrieb konkret aussehen würde.
Engpass-Check buchen