Rechnungen automatisieren – von der Erstellung bis zur Zahlung
Rechnungen, die sich selbst schreiben und nachfassen
Automatische Rechnungserstellung nach Auftragsabschluss. Zahlungserinnerungen gehen pünktlich raus — ohne dass jemand daran denken muss.
Vom Problem zur Lösung.
Rechnungen werden erst Tage nach Projektabschluss erstellt. Mahnungen gehen verspätet oder gar nicht raus. Liquiditätsengpässe sind die Folge.
Jeder Tag ohne Rechnung ist ein Tag ohne Cashflow. Und jede vergessene Mahnung ist bares Geld, das auf der Straße liegt.
Projekt abgeschlossen? Die Rechnung geht automatisch raus. Nicht bezahlt? Erinnerung nach 7, 14 und 21 Tagen — höflich, pünktlich, automatisch.
Rechnung automatisch aus dem Auftrag erstellen
Der häufigste Zeitfresser: Das Projekt ist fertig, aber die Rechnung wird erst Tage später geschrieben. Automatisiert heißt das — Auftrag abgeschlossen, Rechnung erstellt, versendet und im System verbucht. Mit euren Vorlagen, eurer Nummernlogik und euren Zahlungszielen.
Eingangsrechnungen automatisch auslesen
Auch die Gegenrichtung läuft automatisch: Rechnungen aus Mail-Anhängen und Lieferantenportalen werden ausgelesen — Betrag, Kreditor, Positionen, Steuersatz — geprüft und in euren Freigabe-Workflow gegeben. Kein Abtippen, keine verlorenen Rechnungen.
Mahnwesen: Erinnerungen, die von allein rausgehen
Nicht bezahlt? Zahlungserinnerungen gehen nach 7, 14 und 21 Tagen raus — höflich, in eurem Wortlaut, automatisch. Wie das im Detail funktioniert, steht auf der eigenen Seite zum Mahnwesen.
DATEV, Lexware, sevDesk & Co.
Die Automatisierung ersetzt eure Buchhaltungssoftware nicht — sie füttert sie. Erstellte Rechnungen, ausgelesene Eingangsrechnungen und Zahlungsstatus landen strukturiert in dem System, das ihr (und euer Steuerberater) schon nutzt.
So läuft die Rechnungsstellung automatisiert ab
Der Auslöser ist ein Status, den ihr ohnehin setzt: Auftrag abgeschlossen, Lieferung bestätigt, Stunden freigegeben. Ab da übernimmt das System — es zieht Positionen, Mengen und Preise aus dem Auftrag, legt die Rechnung mit eurer Nummernlogik an, rendert das PDF in eurem Layout und schickt es per Mail oder als XRechnung/ZUGFeRD an den Kunden. Parallel wird der offene Posten angelegt und der Zahlungseingang überwacht: Kommt Geld, wird die Rechnung automatisch ausgeglichen; kommt nichts, startet die Erinnerungskette. Ihr seht alles in einer Übersicht, greift nur bei Ausnahmen ein — etwa wenn ein Kunde eine Teilrechnung wünscht oder ein Auftrag storniert wird.
Trigger: Auftragsstatus, Lieferschein oder freigegebene Stunden — kein zusätzlicher Klick nötig.
Erstellung: Positionen, Nummernkreis, Zahlungsziel und E-Rechnungsformat kommen aus eurer Vorlage.
Versand & Ablage: Mail an den Kunden, PDF im DMS, Buchungssatz in der Buchhaltung — gleichzeitig.
Zahlungsabgleich: Bankumsatz trifft offenen Posten, Rechnung wird ausgeziffert, Mahnstufe endet automatisch.
Typische Stolpersteine — und wie ihr sie vermeidet
Die meisten Probleme entstehen nicht in der Technik, sondern in den Ausnahmen: Abschlagsrechnungen im Bau, Sammelrechnungen für Rahmenverträge, Gutschriften nach Reklamation. Deshalb starten wir mit eurem Standardfall — der macht meist 80 % des Volumens aus — und definieren für die Sonderfälle einen sauberen manuellen Weg statt einer Regel, die niemand mehr versteht. Zweiter Stolperstein: unvollständige Stammdaten. Fehlt beim Kunden die Rechnungsadresse oder die Leitweg-ID für die E-Rechnung, bleibt die Rechnung in einer Prüfliste hängen, statt fehlerhaft rauszugehen. Drittens das Mahnwesen: Erinnerungen müssen in eurem Ton geschrieben sein und bei Stammkunden anders klingen als bei Neukunden. Das legen wir gemeinsam fest, bevor die erste automatische Erinnerung rausgeht.
Funktioniert in jeder Branche.
Was Betriebe vorher wissen wollen.
Wir schreiben Rechnungen aus unserer Branchensoftware — brauchen wir ein neues System?
Nein. Die Automatisierung setzt auf eure bestehende Software auf: Sie löst die Rechnung dort aus, wo sie heute manuell angelegt wird, und übernimmt Versand, Ablage und Nachverfolgung drumherum. Ein Systemwechsel ist ausdrücklich nicht Teil des Projekts.
Was passiert mit der E-Rechnungspflicht?
Seit 2025 müsst ihr E-Rechnungen empfangen können, der Versand wird schrittweise Pflicht. Die Automatisierung erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD direkt aus dem Auftrag und liest eingehende E-Rechnungen strukturiert aus — damit ist das Thema gleich mit erledigt, ohne dass jemand PDF-Anhänge manuell prüfen muss.
Verlieren wir die Kontrolle über den Mahnprozess?
Im Gegenteil: Ihr legt fest, nach wie vielen Tagen welche Erinnerung rausgeht, welche Kunden ausgenommen sind und ab wann ein Mensch anruft statt das System schreibt. Jede Erinnerung ist protokolliert, jede Stufe könnt ihr pausieren — etwa wenn ihr mit dem Kunden gerade eine Ratenzahlung besprecht.
Wie lange dauert es, bis das läuft?
Der Standardfall — Rechnung aus abgeschlossenem Auftrag plus Erinnerungskette — ist in der Regel innerhalb von 30 Tagen live. Eingangsrechnungen und Zahlungsabgleich folgen als zweiter Schritt, sobald der erste stabil läuft und ihr den Effekt an den offenen Posten seht.
Verwandte Use-Cases.
Belegerfassung
Belege fotografieren, hochladen, fertig. KI erkennt Beträge, Konten und Steuersätze — und übergibt alles vorkontiert an die Buchhaltung.
Angebote & Kalkulation
Automatische Angebotserstellung aus Anfragen. Preise, Positionen und Konditionen werden intelligent vorausgefüllt — ihr prüft nur noch und sendet ab.
Kunden-Follow-ups
Kein Kunde fällt mehr durchs Raster. Automatische Follow-ups, Statusmeldungen und personalisierte Nachrichten — zur richtigen Zeit, im richtigen Kanal.
Diesen Prozess automatisieren?
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