Digitalisierungsberatung für den Mittelstand: Roadmap statt Konzept-PDF.
Ich bin Jonas Rump, KI- und Automatisierungsexperte aus Ulm — und ich berate nicht nur, ich baue danach auch. Digitalisierung fängt hier nicht mit einer neuen Software an, sondern mit deinen drei größten Zeitfressern: Wir nehmen die Prozesse auf, sortieren nach Aufwand und Wirkung, und du bekommst eine Roadmap, die dir gehört. Bundesweit remote — und als beim BAFA registrierter Berater kläre ich im selben Gespräch, ob die Beratung bezuschusst wird.
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Was ist Digitalisierungsberatung — und was bringt sie im Mittelstand?
Digitalisierungsberatung heißt, die wiederkehrenden Abläufe eines Betriebs so umzubauen, dass Daten nur einmal erfasst werden und zwischen den vorhandenen Programmen von allein weiterlaufen — statt zuerst eine neue Software einzuführen. Am Anfang steht die Aufnahme: Welche Prozesse wiederholen sich, wo wird abgetippt, wo entstehen Fehler und Wartezeiten. Daraus wird eine Roadmap mit Reihenfolge, Aufwand und erwartetem Effekt. Technisch verbindet danach eine Integrationsschicht wie Make oder n8n dein CRM, die Buchhaltung, E-Mail und Branchensoftware; unstrukturierte Eingänge — ein fotografierter Lieferschein, eine Sprachnachricht, eine formlose Anfrage — übersetzt ein KI-Modell wie OpenAI oder Claude vorher in strukturierte Felder. Für inhabergeführte Betriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitenden liegt der Hebel meist in drei bis fünf Prozessen: In meinen über 200 Automatisierungen für 45+ Kunden sparte der erste Prozess typischerweise 3–8 Stunden pro Woche und lief nach 30 Tagen produktiv. Die Beratung selbst ist über das BAFA-Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU" förderfähig — in Baden-Württemberg und Bayern mit 50 %, höchstens 1.750 € je Beratung.
Warum bleibt die Digitalisierung im Mittelstand liegen?
Nicht am Willen — an vier Dingen, die in fast jedem Betrieb gleich aussehen:
Zwanzig Ideen, keine Reihenfolge. Jeder im Betrieb hat eine Meinung, was zuerst digitalisiert gehört. Also passiert das, was am lautesten ist — nicht das, was am meisten Zeit zurückgibt.
Beratung endet mit einem PDF. Ein Konzept, das gut aussieht und liegen bleibt, weil danach niemand da ist, der es in deinen Systemen umsetzt.
Software statt Prozess. Drei Tools eingeführt, jedes hat ein Teilproblem gelöst und zwei neue geschaffen. Der Ablauf dahinter läuft weiter von Hand.
Die Förderung wirkt wie Papierkram. Fristen, Formulare, Leitstelle — und am Ende macht man es doch ohne Zuschuss, weil es keiner in zwei Sätzen erklärt hat.
Warum Beratung und Umsetzung getrennte Aufträge sind
Du sprichst mit dem, der dein System hinterher auch baut — kein Vertrieb, keine Übergabe an ein Umsetzungsteam. Trotzdem sind das zwei Aufträge mit zwei Rechnungen, und zwar aus einem harten Grund: Die BAFA-Richtlinie fördert keine Beratung, die auf den Kauf von Leistungen des Beraters selbst gerichtet ist. Das Ergebnis der Beratung ist deshalb eine Roadmap, die dir gehört und die du auch allein oder mit jemand anderem umsetzen kannst. Ob wir danach zusammen bauen, entscheidest du erst danach — und genau so steht es im Beratungsvertrag.
Was ändert eine Digitalisierungsberatung konkret?
Kundennamen nenne ich nicht — Branche und Größe reichen als Beweis, Diskretion gehört zum Geschäft.
Für wen lohnt sich Digitalisierungsberatung im Mittelstand?
Digitalisierungsberatung für den Mittelstand rechnet sich dort, wo sich Abläufe wiederholen — nicht dort, wo jeder Auftrag ein Einzelstück ist. Meine Kunden sind inhabergeführte Betriebe mit 10 bis 50 Mitarbeitenden aus Handwerk, Logistik, Produktion, Maschinenbau und Dienstleistung. Entscheidend ist nicht die Branche, sondern dass eine Person im Betrieb regelmäßig Daten von einem Ort an den anderen überträgt.
Passt, wenn du wiederkehrende Abläufe hast. Angebote, Rechnungen, Belege, Wareneingänge, Dokumentationspflichten — alles, was jede Woche in derselben Form wiederkommt.
Passt, wenn du schon Systeme nutzt. CRM, Buchhaltung wie DATEV, Lexoffice oder sevDesk, Microsoft 365 oder Google Workspace, eine Branchensoftware. Die bleiben — verbunden wird, was heute per Hand überbrückt wird.
Passt nicht, wenn du ein IT-Großprojekt suchst. ERP-Einführung, Systemwechsel, Software-Auswahlverfahren über Monate — dafür bin ich der Falsche, und das sage ich lieber im ersten Gespräch als im dritten.
Passt nicht ohne einen Entscheider im Raum. Digitalisierung greift in Abläufe ein. Wenn niemand entscheiden darf, dass ab Montag anders gearbeitet wird, hilft auch die beste Roadmap nicht.
Wie läuft eine Beratung zur Digitalisierung ab — von der Aufnahme bis zur Roadmap?
Vier Schritte, keine Methodennamen. Der Einstieg ist kostenlos, und wenn ich im ersten Gespräch sehe, dass sich der Aufwand für dich nicht rechnet, sage ich das dort.
1. Engpass-Check, 30 Minuten, kostenlos. Wir schauen, wo im Betrieb am meisten Zeit liegen bleibt, und ob eine geförderte Beratung überhaupt zur Richtlinie passt. Ergebnis ist eine ehrliche Einschätzung — auch wenn sie „noch nicht" lautet.
2. Prozessaufnahme. Ich nehme die Abläufe auf, die dich am meisten kosten: wer macht was, womit, wie oft, und wo bricht die Kette. Dafür brauche ich dein Team, nicht dein Organigramm.
3. Roadmap statt Konzept. Priorisierte Reihenfolge mit Aufwand, erwartetem Effekt und den konkreten Systemen, die verbunden werden. Das Dokument gehört dir — auch wenn du es allein oder mit jemand anderem umsetzt.
4. Umsetzung — als eigener Auftrag. Erst danach, mit eigener Rechnung. Der erste Prozess läuft typischerweise nach 30 Tagen produktiv, während dein Team normal weiterarbeitet.
Geförderte Unternehmensberatung: Was zahlt das BAFA zur Digitalisierungsberatung?
Für das Beratungshonorar ist das BAFA-Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU" bundesweit der wichtigste Zuschuss — und praktisch der einzige, der übrig geblieben ist. Gefördert wird die Beratung, nicht die Umsetzung und nicht der Softwarekauf. Wie hoch der Zuschuss ausfällt, hängt allein am Standort deiner Betriebsstätte: Das BAFA erkennt höchstens 3.500 € Beratungskosten je Beratung als Bemessungsgrundlage an, darauf kommt die Förderquote. Für Betriebe in Baden-Württemberg und Bayern sind das 50 % — also bis zu 1.750 € je Beratung, nicht die 80 %, mit denen viele Anbieter werben. Was über der Bemessungsgrundlage liegt, trägst du vollständig selbst.
| Betriebsstätte | Fördersatz | Max. Zuschuss |
|---|---|---|
| Alte Bundesländer, u. a. Baden-Württemberg, Bayern, NRW, Hessen | 50 % | bis 1.750 € |
| Berlin und Region Leipzig | 50 % | bis 1.750 € |
| Neue Bundesländer ohne Berlin und Region Leipzig | 80 % | bis 2.800 € |
| Regionen Lüneburg und Trier | 80 % | bis 2.800 € |
Welche Voraussetzungen musst du für den Zuschuss erfüllen?
Die Hürden sind niedriger als der Ruf des Themas — aber sie sind formal, und die wichtigsten liegen zeitlich vor dem ersten Beratungstermin. Vorweg: Ein Rechtsanspruch besteht nicht, bewilligt wird im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel.
Du bist KMU nach EU-Definition. Unter 250 Beschäftigte und entweder unter 50 Mio. € Jahresumsatz oder unter 43 Mio. € Bilanzsumme, mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland. Freiberufler zählen dazu; Vereine, Stiftungen und öffentliche Unternehmen sind ausgeschlossen.
Der Antrag steht vor dem Vertrag. Laut Richtlinie gilt bereits der Abschluss des Beratungsvertrags als Beginn der Beratung. Gestartet wird erst nach dem Informationsschreiben der Leitstelle — eine rückwirkende Antragstellung ist ausgeschlossen.
Der Berater ist beim BAFA registriert. In der Wahl bist du frei, solange die Registrierung besteht. Eine öffentliche Beraterdatenbank führt das BAFA nicht; bestätigt wird die Registrierung im Verfahren über die Beratererklärung. Meine bekommst du ungefragt.
Beratung und Umsetzung sind getrennt. Gefördert wird nur der konzeptionelle Teil. Softwarekauf, Implementierung und Schulung gehören in einen eigenen Auftrag mit eigener Rechnung — die Richtlinie verlangt Neutralität.
Umfang: höchstens fünf Beratungstage. Pro Unternehmen sind bis zu fünf geförderte Beratungen möglich, davon höchstens zwei pro Kalenderjahr.
De-minimis zählt mit. Der Zuschuss ist eine De-minimis-Beihilfe. Du gibst eine Erklärung über alle De-minimis-Beihilfen der letzten drei Jahre ab und hebst die Bescheinigung zehn Jahre auf.
Jungunternehmen: ein Gespräch vorweg. Wer im ersten Jahr nach der Gründung beantragt, braucht zusätzlich ein kostenloses Informationsgespräch bei einem Regionalpartner, frühestens drei Monate vor dem Antrag.
Vom Antrag bis zum Zuschuss: Ablauf, Fristen, Vorleistung
Verbindliche Bearbeitungszeiten nennt das BAFA nicht, deshalb nenne ich hier auch keine. Was feststeht, ist die Reihenfolge — und dass der Zuschuss ein später Zahlungseingang ist, kein Rabatt auf die Rechnung.
Antrag online, Leitstelle frei wählbar. Thema, Umfang, Tagessatz und Beratererklärung liefere ich dir dafür zu. Der Antrag selbst ist ein Formular, keine Projektwoche.
Informationsschreiben abwarten. Erst danach wird der Beratungsvertrag unterschrieben und die Beratung gestartet. Wer vorher anfängt, verliert die Förderung.
Beratung mit Bericht. Höchstens fünf Beratungstage, am Ende ein beidseitig unterschriebener Beratungsbericht — bei mir die Roadmap, keine Präsentation.
Nachweis binnen sechs Monaten. Bericht, Rechnung und Kontoauszug gehen innerhalb von sechs Monaten ab Informationsschreiben als Verwendungsnachweis zurück. Wer die Frist reißt, riskiert eine Rückforderung.
Du gehst in Vorleistung. Ausgezahlt wird an dein Unternehmen, und erst nachdem die Rechnung vollständig per Überweisung bezahlt ist. Barzahlung oder Verrechnung akzeptiert das BAFA nicht, und der Berater darf nicht vorfinanzieren.
Deine Automatisierung wartet nicht darauf. Der erste Prozess kann live sein, lange bevor der Zuschuss überwiesen ist — die beiden Zeitpläne hängen nicht aneinander.
Beratung, Umsetzung oder Termin vor Ort — wo geht es für dich weiter?
Diese Seite beantwortet die Frage „wer berät mich bei der Digitalisierung, und was zahlt der Staat dazu" — bundesweit und thematisch. Drei benachbarte Fragen beantworten andere Seiten besser, deshalb hier der direkte Weg dorthin, statt dieselbe Sache dreimal zu erzählen.
Du suchst jemanden aus der Region, gern vor Ort? Dann ist die KI-Beratung Ulm die richtige Seite: Einzugsgebiet Ulm, Neu-Ulm, Alb-Donau und Bayerisch-Schwaben, plus die regionalen Anlaufstellen und Landesprogramme für Baden-Württemberg und Bayern.
Du weißt schon, welcher Ablauf hakt, und willst ihn automatisieren? Dann brauchst du keine Beratung über die Reihenfolge, sondern die Umsetzung: Auf der Seite zur Prozessautomatisierung steht, welche Abläufe sich zuerst lohnen und was sie konkret einsparen.
Du willst erst mal nur die Förderung verstehen? Der Blogartikel zur BAFA-Förderung Digitalisierung geht tiefer in Antrag, Zuschusshöhe, Beraterregistrierung und die typischen Ablehnungsgründe — ohne Verkaufsteil.
Die Frist: Anträge nur bis 31.12.2026
Antragsschluss 31.12.2026. So steht es in der Förderrichtlinie. Ob ein Nachfolgeprogramm kommt, ist weder angekündigt noch ausgeschlossen — ich weiß es nicht und behaupte auch nichts.
Zwei geförderte Beratungen pro Kalenderjahr. Wer 2026 noch zwei Themen angehen will, sollte die Reihenfolge jetzt planen statt im Dezember.
Sechs Monate Nachweisfrist. Sie läuft ab dem Informationsschreiben der Leitstelle, nicht ab dem Beratungsende. Plane großzügig statt knapp.
Kein Rechtsanspruch. Bewilligt wird im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel. Jede Einschätzung im Engpass-Check ist genau das — eine Einschätzung, keine Förderzusage.
Vom ersten Gespräch zum laufenden System — in 3 Schritten.
Engpass-Check
30 Minuten, kostenlos. Wir schauen uns an, wie der Prozess heute läuft — und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
Umsetzung
Ich baue auf dem auf, was du schon nutzt. Keine neue Software-Suite, kein IT-Projekt — dein Team arbeitet währenddessen normal weiter.
Live in 30 Tagen
Der erste Prozess läuft — messbar. Danach entscheidest du, ob weitere folgen. Kein 6-Monats-Projekt, kein Konzept-PDF.
Geförderte Beratung für KMU
Als registrierter BAFA-Berater prüfe ich mit dir, ob dein Vorhaben förderfähig ist. Die Quote hängt an deiner Betriebsstätte: 50 % in den alten Bundesländern — also auch in Baden-Württemberg und Bayern — und 80 % in den neuen. Bemessungsgrundlage sind höchstens 3.500 € je Beratung, der Zuschuss liegt damit bei maximal 1.750 € bzw. 2.800 €. Ob es passt, klären wir im Engpass-Check. Ehrlich — auch wenn die Antwort Nein ist.
Häufige Fragen
Was kostet eine Digitalisierungsberatung?
Der Engpass-Check ist kostenlos. Die Beratung selbst rechne ich auf Tagessatzbasis ab; förderfähig sind höchstens fünf Beratungstage. Ein Rechenbeispiel mit runden Zahlen: Bei 3.000 € Beratungshonorar und 50 % Quote bleiben 1.500 € Eigenanteil. Liegt das Honorar über 3.500 €, trägst du den Teil darüber komplett selbst. Tagessatz und Umfang legen wir vor dem Antrag schriftlich fest — das verlangt das Verfahren ohnehin, und du weißt damit vor der Unterschrift, was hängen bleibt. Die Umsetzung danach ist ein eigener Auftrag mit eigenem Preis.
Wie hoch ist die BAFA-Förderung für eine Unternehmensberatung wirklich?
Das BAFA erkennt höchstens 3.500 € Beratungskosten je Beratung als Bemessungsgrundlage an. Darauf kommt die Förderquote: 80 % in den neuen Bundesländern ohne Berlin und Region Leipzig sowie in den Regionen Lüneburg und Trier, also bis zu 2.800 € — und 50 % im übrigen Bundesgebiet einschließlich Berlin, also bis zu 1.750 €. Für Betriebe in Baden-Württemberg und Bayern gilt die 50-%-Quote. Wenn dir jemand pauschal „bis zu 80 %" verspricht, lohnt der Blick auf die Betriebsstätte. Stand 28.08.2026, verbindlich ist die BAFA-Förderrichtlinie.
Ist eine Digitalisierungs- oder KI-Beratung überhaupt förderfähig?
Ehrliche Antwort: Die Förderrichtlinie nennt Digitalisierung und KI nicht namentlich. Gefördert werden konzeptionell und individuell durchgeführte Beratungen zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung — eine Prozess- oder Digitalisierungsberatung kann darunterfallen, entschieden wird das im Einzelfall von der Leitstelle. Wer dir ohne Einschränkung „ist förderfähig" verspricht, geht weiter, als die Quelle hergibt. Genau deshalb steht der kostenlose Check am Anfang und nicht der Vertrag.
Gibt es außer der BAFA-Förderung weitere Zuschüsse zur Digitalisierung im Unternehmen?
Für das Beratungshonorar ist die BAFA-Förderung bundesweit praktisch der einzige verbliebene Zuschuss. Für die Umsetzung danach — Software, Hardware, IT-Sicherheit — gibt es Landesprogramme, teils als Zuschuss, teils als Darlehen mit Tilgungszuschuss. Zwei Programme, nach denen viele noch suchen, gibt es nicht mehr: „go-digital" nimmt seit Ende 2024 keine Anträge mehr an, und die Zuschussvariante der Digitalisierungsprämie Plus in Baden-Württemberg ist zum 30.06.2025 ausgelaufen. Konditionen ändern sich laufend — prüf sie beim jeweiligen Förderinstitut, nicht auf Anbieterseiten wie dieser.
Setzt ihr auch um — oder bleibt es beim Konzept?
Ich setze um, und das ist der Unterschied zu einer reinen Beratung. Nur eben in einem zweiten Auftrag mit eigener Rechnung, weil die Förderrichtlinie keine Beratung fördert, die auf den Kauf von Leistungen des Beraters gerichtet ist. Die Roadmap gehört dir; ob du sie mit mir, intern oder mit einem anderen Dienstleister umsetzt, entscheidest du danach.
Für welche Betriebe passt das — und für welche nicht?
Inhabergeführte Unternehmen mit etwa 10–50 Mitarbeitenden, in denen sich Abläufe wiederholen: Handwerk, Logistik, Produktion, Maschinenbau, Dienstleistung. Nicht passend ist es, wenn du eine ERP-Einführung, einen Systemwechsel oder ein monatelanges Software-Auswahlverfahren suchst — dafür bin ich der Falsche, und das sage ich lieber im ersten Gespräch.
Wie lange dauert eine Digitalisierungsberatung?
Die geförderte Beratung umfasst höchstens fünf Beratungstage, verteilt über einige Wochen. Der erste automatisierte Prozess läuft danach typischerweise nach 30 Tagen produktiv. Zu den Bearbeitungszeiten beim BAFA nenne ich bewusst keine Zahl — verbindliche Angaben dazu gibt es nicht.
Wir sitzen nicht in der Region Ulm — geht das trotzdem?
Ja. Der Großteil meiner Projekte läuft remote, bundesweit: Video-Termine, Umsetzung in deinen Konten, Dokumentation zur Übergabe. Für Betriebe aus Ulm, Neu-Ulm und der Region sind Vor-Ort-Termine möglich — die Details dazu stehen auf der Seite zur KI-Beratung in Ulm.
Was unterscheidet das von der kostenlosen Beratung bei IHK oder Handwerkskammer?
Nichts, was gegeneinander steht. Kammern und Digitalisierungszentren beraten neutral und kostenlos zum Einstieg — das ist ein guter erster Schritt und ich empfehle ihn regelmäßig. Ich komme danach: mit der priorisierten Roadmap für deinen Betrieb und mit der Umsetzung im zweiten Auftrag.
Wo fängst du an? Genau das klären wir in 30 Minuten.
Im kostenlosen Engpass-Check schauen wir in 30 Minuten, wo in deinem Betrieb am meisten Zeit liegen bleibt — und ob sich die Umsetzung für dich rechnet.
