XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format dein Betrieb wirklich braucht

Einleitung

Die Frage XRechnung oder ZUGFeRD klingt nach einer technischen Entscheidung, ist aber eine sehr kurze: Der eine ist ein reiner Datensatz, den nur eine Maschine lesen kann. Der andere ist eine ganz normale PDF, in der dieselben Daten zusätzlich maschinenlesbar mitgeliefert werden. Beide sind erlaubt, und in den meisten Betrieben entscheidet nicht die Technik, sondern der Kunde.

Wichtiger als die Formatfrage ist meistens die Frage davor: Betrifft dich das überhaupt schon, und ab wann? Genau hier kursieren die meisten falschen Zahlen, besonders bei Kleinunternehmern.

Dieser Beitrag klärt beides in kurzer Form: den Unterschied der beiden Formate, wer ab wann empfangen und ausstellen muss, was ausdrücklich nicht als E-Rechnung zählt und was bei der Aufbewahrung zu beachten ist. Alle Angaben gelten für Deutschland.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine Datendatei, die ein Mensch ohne Zusatzprogramm nicht lesen kann. ZUGFeRD ist ein ganz normales PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich maschinenlesbar mitgeliefert werden. Du siehst dein gewohntes Rechnungsbild, die Software des Kunden liest die Daten heraus.

Rechtlich stehen beide gleichauf. Als E-Rechnung gilt ein strukturiertes elektronisches Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. XRechnung erfüllt das, ZUGFeRD ebenfalls, allerdings erst ab Version 2.0.1 und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Diese Einschränkung ist der Punkt, an dem es in der Praxis schiefgeht. Wer seine Rechnungsstellung auf ZUGFeRD umstellt und dabei im Profil MINIMUM landet, hat formal keine E-Rechnung ausgestellt. Das ist keine Kleinigkeit und nichts, was du am Rechnungsbild erkennen würdest.

Betrifft dich die E-Rechnungspflicht überhaupt, und ab wann?

Empfangen musst du seit dem 1. Januar 2025, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder ab 2028. Der Zeitplan hat drei Stufen, und die dritte betrifft am Ende jeden inländischen Betrieb:

1. Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzschwelle, Kleinunternehmer eingeschlossen.
2. Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr, also 2026, einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf weiter Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate verwenden.
3. Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.

Ein Beispiel mit echten Zahlen. Ein Elektrobetrieb mit 14 Leuten macht 2026 einen Gesamtumsatz von 640.000 Euro: Empfangen muss er seit Januar 2025, ausstellen erst ab dem 1. Januar 2028. Läuft dasselbe Jahr besser und der Umsatz landet bei 910.000 Euro, gilt für ihn der 1. Januar 2027. Der Umsatz eines einzigen Jahres verschiebt die Frist also um zwölf Monate.

Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern und alles, was an Nichtunternehmer geht. Wie du die Umstellung im Betrieb angehst, welche Prozesse sich ändern und was dein Steuerbüro dazu braucht, steht im ausführlichen Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Was ist der Unterschied zwischen empfangen müssen und ausstellen müssen?

Das sind zwei getrennte Pflichten mit unterschiedlichen Fristen, und die Verwechslung ist der häufigste Fehler in diesem Thema. Empfangen können musst du längst. Ausstellen musst du erst 2027 oder 2028.

Für die Empfangsseite reicht formal ein E-Mail-Postfach aus, in dem du strukturierte Rechnungen entgegennehmen kannst. Das ist die niedrigste Hürde des ganzen Themas. Die eigentliche Arbeit beginnt danach: prüfen, verarbeiten, archivieren.

Für die Ausstellungsseite brauchst du eine Rechnungsstellung, die ein Format nach EN 16931 erzeugt. Bis deine Stufe greift, darfst du weiter Papier verschicken. Für die klassische PDF und andere nicht normkonforme elektronische Formate brauchst du bis dahin die Zustimmung des Empfängers.

XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format brauchst du für welchen Kunden?

Die kurze Antwort: Wenn dein Kunde nichts vorgibt, ist ZUGFeRD für die meisten kleinen Betriebe der bequemere Weg, weil das Rechnungsbild erhalten bleibt. Gibt der Empfänger ein Format vor, gilt seine Vorgabe.

Situation	Was passt
Dein Kunde gibt ein Format vor	Das vorgegebene Format. Die Vorgabe des Empfängers schlägt deine Vorliebe.
Du willst weiter ein lesbares Rechnungsbild verschicken	ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außerhalb der Profile MINIMUM und BASIC-WL
Dein Kunde verarbeitet Rechnungen rein maschinell	XRechnung, der reine Datensatz genügt ihm
Du stellst an Privatkunden	Kein E-Rechnungsformat nötig, die Pflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze
Deine Rechnung liegt bei höchstens 250 Euro brutto	Kein E-Rechnungsformat nötig, Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV

Die Entscheidung ist damit weniger dramatisch, als sie in vielen Beiträgen wirkt. Beide Formate sind zulässig, beide werden von gängiger Rechnungssoftware erzeugt, und du kannst je nach Kunde unterschiedlich verschicken. Was du nicht kannst: dir aussuchen, ob du überhaupt umstellst.

Müssen Kleinunternehmer ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Diese Behauptung steht in erschreckend vielen Ratgebern und ist falsch. § 34a UStDV bestimmt, dass Rechnungen über Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden können. Das Wort „immer“ ist entscheidend: Die Befreiung ist nicht an eine Übergangsfrist gebunden und läuft weder 2027 noch 2028 aus.

Die Empfangspflicht gilt für Kleinunternehmer dagegen uneingeschränkt, und zwar seit dem 1. Januar 2025 wie für alle anderen auch. Wer also glaubt, ihn betreffe das Thema gar nicht, liegt in der einen Richtung richtig und in der anderen falsch.

Ein Punkt, der für wachsende Betriebe wichtiger ist als die ganze Formatdebatte: Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Beide Bedingungen müssen zusammen erfüllt sein. Die 100.000 Euro sind eine harte Grenze im laufenden Jahr. Wer sie reißt, verliert den Status, und damit fällt auch die Befreiung nach § 34a UStDV weg.

Warum eine PDF per E-Mail keine E-Rechnung ist

Weil ihr die strukturierten Daten fehlen. Als E-Rechnung gilt nur ein Format, das die automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht und der Norm EN 16931 entspricht. Ein klassisches PDF erfüllt das nicht, auch dann nicht, wenn es digital signiert ist oder per E-Mail statt per Post kommt.

Das ist der häufigste Irrtum im ganzen Thema, und er hält sich, weil eine PDF sich digital anfühlt. Für die Buchhaltung deines Kunden ist sie es nicht: Er muss die Beträge weiterhin abtippen oder auslesen lassen. Genau diesen Schritt soll die E-Rechnung abschaffen.

Ebenfalls keine E-Rechnung sind ein eingescanntes Papierdokument und, wie oben erwähnt, ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Bis deine Ausstellungsstufe greift, ist die PDF weiterhin erlaubt, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Wie musst du E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, im Originalformat. Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Über den gesamten Zeitraum müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein. Stand dieser Angaben: August 2026.

Die pauschale Regel „alles zehn Jahre“ ist damit überholt, aber nur teilweise. Zehn Jahre gelten weiterhin für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse. Für sonstige besteuerungsrelevante Unterlagen sind es sechs Jahre. Wer alles über einen Kamm schert, archiviert entweder zu lang oder zu kurz.

Für die E-Rechnung selbst ist ein Punkt entscheidend: Aufzubewahren ist der strukturierte Teil, und zwar in dem Format, in dem er empfangen wurde. Bei einem hybriden Format darf der Datenteil durch eine Formatumwandlung nicht verloren gehen. Ein Papierausdruck oder ein reines Bild-PDF ersetzt das strukturierte Original nicht. Dazu kommt die Verfahrensdokumentation, die in der Regel bei jeder Prozessänderung fortzuschreiben ist, also bei neuer Software, geänderten Freigabewegen oder neuen Belegarten.

Kommentar von Jonas Rump

Die Formatfrage ist der kleinste Teil des Problems, und trotzdem wird sie am längsten diskutiert. In den Betrieben, die ich sehe, wird die Umstellung meist mit einem Häkchen in der Rechnungssoftware erledigt. Danach passiert das Interessante: Die eingehende E-Rechnung wird ausgedruckt und abgeheftet.

Damit ist die Pflicht formal erfüllt und der komplette Nutzen verschenkt. Schlimmer noch, archivrechtlich ist der Ausdruck allein nicht ausreichend, weil der strukturierte Teil erhalten bleiben muss. Man hat sich also Arbeit gemacht und trotzdem ein Problem.

Was mich wirklich ärgert, ist die Kleinunternehmer-Falschmeldung. Sie steht seit Jahren in Softwareblogs, verunsichert genau die Betriebe, die am wenigsten Puffer haben, und lässt sich mit einer einzigen Verordnung widerlegen. Wenn du bei einem Anbieter liest, dass Kleinunternehmer ab 2027 ausstellen müssen, weißt du auch etwas über die Sorgfalt seiner übrigen Aussagen.

Fazit und Ausblick

XRechnung oder ZUGFeRD ist eine Zehn-Minuten-Entscheidung: reiner Datensatz oder PDF mit eingebettetem Datensatz, beides zulässig, im Zweifel entscheidet dein Kunde. Wichtiger sind die Termine. Empfangen können müssen alle seit Januar 2025, ausstellen ab Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab Januar 2028 alle übrigen. Kleinunternehmer bleiben von der Ausstellung dauerhaft befreit.

Ehrlich bleiben gehört dazu: Bei 20 Ausgangsrechnungen im Monat ist die Umstellung kein Automatisierungsprojekt, sondern eine Einstellung in der Software. Der Hebel entsteht erst danach, wenn die strukturierten Daten nicht wieder von Hand abgetippt werden, sondern in ein sauberes Forderungsmanagement laufen: offene Posten sichtbar, Zahlungseingänge abgeglichen, Erinnerungen ohne Nachdenken. Wie der letzte Teil dieser Kette aussieht, steht im Beitrag Mahnwesen digitalisieren. Wie er im Betrieb fertig eingerichtet läuft, zeigt die Seite Mahnwesen automatisieren für KMU.

Wenn du wissen willst, welcher Schritt in deinem Betrieb wirklich Zeit frisst: Der Engpass-Check dauert 30 Minuten und kostet nichts. Wir gehen deine drei zeitintensivsten Abläufe durch, und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „dafür lohnt sich noch kein Projekt“ lautet.

Kurz zur Einordnung

Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Er kann eine Prüfung deines konkreten Falls nicht ersetzen, denn ob und wie eine Regel bei dir greift, hängt an Details wie deinem Vertrag, deinen AGB und der Frage, ob dein Kunde Unternehmer oder Verbraucher ist.

Alle Angaben beziehen sich auf die Rechtslage in Deutschland, Stand August 2026. Gesetze, Fristen und vor allem der Basiszinssatz ändern sich. In Österreich und in der Schweiz gelten eigene Regeln, die zum Teil deutlich abweichen. Übertrag die Zahlen aus diesem Beitrag also nicht ungeprüft auf einen Fall jenseits der Grenze.

Wenn es um Geld geht, das dir wirklich fehlt: Lass deinen Fall einmal von einer Anwältin, einem Anwalt oder deiner Steuerberatung ansehen. Das kostet weniger, als die Forderung abzuschreiben.