Spesenabrechnung: läuft automatisch statt manuell.
Belege stapeln sich im Handschuhfach, am Monatsende wird sortiert, abgetippt und diskutiert. Für deine Leute ist es lästig, für die Buchhaltung ein Stau — und für dich eine Fehlerquelle, die jeden Monat wiederkommt. Abstellen lässt sich das ohne neue App-Landschaft: Ein Foto reicht.
Kostenlos · 30 Minuten · Kein Pitch · DSGVO-konform
Das Monatsende-Ritual
Belege sammeln sich überall. Im Auto, in der Jackentasche, im Postfach — und ein Teil kommt nie in der Buchhaltung an.
Abtippen von Hand. Betrag, Datum, Zweck, Projekt — jede Position wird übertragen. Bei jedem Mitarbeiter, jeden Monat.
Rückfragen und Diskussionen. Unleserliche Belege, fehlende Angaben, falsche Zuordnung — die Klärung kostet mehr Zeit als die Abrechnung.
Der Stau zum Stichtag. Alles kommt auf einmal. Die Buchhaltung arbeitet Berge ab, statt kontinuierlich zu buchen.
Beleg fotografieren. Fertig.
Mehr muss dein Team nicht tun. Das System erkennt Betrag, Datum und Zweck, ordnet den Beleg dem richtigen Mitarbeiter und Projekt zu und berechnet die Spesen nach deinen Regeln. Die Buchhaltung bekommt fertige, geprüfte Abrechnungen — laufend statt gestapelt. Gebaut habe ich das unter anderem für eine Spedition, deren Fahrer täglich unterwegs sind.
Foto statt Abtippen — die Abrechnung macht sich selbst
Kundennamen nenne ich nicht — Branche und Größe reichen als Beweis, Diskretion gehört zum Geschäft.
Vom ersten Gespräch zum laufenden System — in 3 Schritten.
Engpass-Check
30 Minuten, kostenlos. Wir schauen uns an, wie der Prozess heute läuft — und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
Umsetzung
Ich baue auf dem auf, was du schon nutzt. Keine neue Software-Suite, kein IT-Projekt — dein Team arbeitet währenddessen normal weiter.
Live in 30 Tagen
Der erste Prozess läuft — messbar. Danach entscheidest du, ob weitere folgen. Kein 6-Monats-Projekt, kein Konzept-PDF.
Geförderte Beratung für KMU
Als registrierter BAFA-Berater prüfe ich mit dir, ob dein Vorhaben förderfähig ist — je nach Programm und Region werden bis zu 80 % der Beratungskosten bezuschusst. Ob es passt, klären wir im Engpass-Check. Ehrlich — auch wenn die Antwort Nein ist.
Häufige Fragen
Meine Fahrer und Monteure sind keine App-Menschen.
Foto machen und schicken — das können sie schon heute. Es gibt nichts zu lernen und keine Schulung. Die Komplexität steckt im System, nicht beim Team.
Wir rechnen nach eigenen Regeln ab — Pauschalen, Projektzuordnung, Sonderfälle.
Deine Regeln werden abgebildet, nicht ersetzt: Pauschalen, Sätze, Projekte, Freigabegrenzen. Sonderfälle landen zur Prüfung bei dir — die Routine läuft durch.
Passt das zu unserer Buchhaltung?
Ja. Die fertigen Abrechnungen werden an das übergeben, was du nutzt — ob DATEV, Lexoffice, sevDesk oder etwas anderes. Es wird verbunden, nicht ausgetauscht.
Sind die Daten sicher?
Die Verarbeitung läuft DSGVO-konform, auf Wunsch mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Wer was sehen darf, legst du fest.
Was kostet das?
Der Engpass-Check ist kostenlos. Die Umsetzung hängt vom Umfang ab — mit klarer Preislogik, ohne versteckte Kosten. Als registrierter BAFA-Berater prüfe ich mit dir, ob bis zu 80 % Förderung möglich sind.
Wie schnell läuft das?
Die Spesenabrechnung ist ein klar abgrenzbarer Prozess — genau die Sorte, die in 30 Tagen live geht.
Wie viele Stunden kostet euch das Monatsende?
Im kostenlosen Engpass-Check schauen wir in 30 Minuten, wo in deinem Betrieb am meisten Zeit liegen bleibt — und ob sich die Umsetzung für dich rechnet.
