Bestellungen per WhatsApp sind kein Vertriebsproblem. Sie sind ein Übersetzungsproblem.
Deine Kunden bestellen, wie es für sie am einfachsten ist: ein Foto vom Zettel, eine Sprachnachricht mit Maßen, drei Zeilen Text. Gut so — der Kanal ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass daraus jemand von Hand einen Auftrag machen muss. Genau dieser Schritt läuft ab jetzt automatisch — deine Kunden ändern nichts.
Kostenlos · 30 Minuten · Kein Pitch · DSGVO-konform
Was mit WhatsApp-Aufträgen heute passiert
Sie stehen im Chat — und nur dort. Nicht im System, nicht in der Planung, nicht in der Rechnung. Wer den Chat nicht liest, weiß von nichts.
Einer überträgt alles von Hand. Foto anschauen, Sprachnachricht abhören, Auftrag anlegen — Übersetzungsarbeit, die jeden Tag Zeit frisst.
Details gehen verloren. Die Maßangabe aus der Sprachnachricht, die Stückzahl aus dem zweiten Foto — beim Übertragen fällt etwas runter.
Nachvollziehen? Schwierig. Wenn der Kunde reklamiert, beginnt die Suche: Wo im Chatverlauf stand nochmal, was bestellt wurde?
Der Kanal bleibt. Das Chaos geht.
Ich versuche nicht, deine Kunden umzuerziehen — die bestellen weiter per WhatsApp. Das System nimmt die Nachricht entgegen, liest Foto, Text oder Sprachnachricht, zieht die Bestelldaten heraus und legt einen strukturierten Auftrag an: Kunde, Positionen, Mengen, Termin. Unklare Fälle landen zur Prüfung bei deinem Team — der Rest läuft durch. Kein Auftrag fällt mehr durchs Raster.
Aus dem Chat ins System — ohne dass jemand tippt
Kundennamen nenne ich nicht — Branche und Größe reichen als Beweis, Diskretion gehört zum Geschäft.
Vom ersten Gespräch zum laufenden System — in 3 Schritten.
Engpass-Check
30 Minuten, kostenlos. Wir schauen uns an, wie der Prozess heute läuft — und du bekommst eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
Umsetzung
Ich baue auf dem auf, was du schon nutzt. Keine neue Software-Suite, kein IT-Projekt — dein Team arbeitet währenddessen normal weiter.
Live in 30 Tagen
Der erste Prozess läuft — messbar. Danach entscheidest du, ob weitere folgen. Kein 6-Monats-Projekt, kein Konzept-PDF.
Geförderte Beratung für KMU
Als registrierter BAFA-Berater prüfe ich mit dir, ob dein Vorhaben förderfähig ist — je nach Programm und Region werden bis zu 80 % der Beratungskosten bezuschusst. Ob es passt, klären wir im Engpass-Check. Ehrlich — auch wenn die Antwort Nein ist.
Häufige Fragen
Funktioniert das auch mit Sprachnachrichten und Fotos?
Ja — genau dafür ist es gebaut. Sprachnachrichten werden transkribiert, Fotos und PDFs ausgelesen. Aus allem entsteht derselbe strukturierte Auftrag.
Was ist, wenn die Bestellung unklar ist?
Dann läuft sie nicht blind durch: Unklare Fälle landen mit allen Infos zur Prüfung bei deinem Team. Automatisiert wird das Eindeutige — entschieden wird von Menschen.
Geht das auch mit E-Mail-Bestellungen und Web-Formularen?
Ja. WhatsApp ist ein Kanal von mehreren: Mails mit PDF-Anhang, Formulare, Anrufe mit Notiz — alles landet im selben System, im selben Format.
Ist das mit der DSGVO vereinbar?
Die Verarbeitung läuft DSGVO-konform, auf Wunsch mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Daten wohin fließen, wird sauber dokumentiert — im Engpass-Check gehen wir das konkret durch.
Was kostet das?
Der Engpass-Check ist kostenlos. Die Umsetzung hängt vom Umfang ab — mit klarer Preislogik, ohne versteckte Kosten. Als registrierter BAFA-Berater prüfe ich mit dir, ob bis zu 80 % Förderung möglich sind.
Wie schnell läuft das?
Der erste Kanal — zum Beispiel WhatsApp-Bestellungen deiner Stammkunden — läuft in 30 Tagen. Weitere Kanäle kommen danach dazu, wenn du willst.
Wie viele Bestellungen stecken gerade in euren Chats?
Im kostenlosen Engpass-Check schauen wir in 30 Minuten, wo in deinem Betrieb am meisten Zeit liegen bleibt — und ob sich die Umsetzung für dich rechnet.
